Contrôle interne

Direction générale

Philosophie de gestion

Cuisinar inc. Est une entreprise familiale dont la mission est de faire profiter les gens d’une expérience exceptionnelle en matière de qualité. Autant pour leurs produits que pour le service à la clientèle et le service après-vente, cuisinard inc. c’est donné comme objectif d’offrir rien de moins que l’excellence.

Gouvernance        

Les acteurs principaux sont les actionnaires (Maude et Felix). Un conseil d’administration devra être établi. Maude au rôle de la directrice générale et félix le rôle du contrôleur. Donc, ce sont eux qui devront veiller au contrôle interne

Éthique et confidentialité        

Les coordonnés des clients et des employés seront strictement confidentiel. Seules les personnes concernées seront autorisé à consulter les registres.

Les documents concernant les clients seront classés par ordre alphabétique dans un classeur (factures, bons de commandes, etc.) Un code d’éthique pourrais être instauré (Voir Annexe 1.1 Pour suggestion d’un code d’éthique)

Organigramme

(Voir annexe 1.2)

Livre des procédures et règlements

Un livre des procédures devra  être Signé par chacun des employés. Ce livre comprendra, les procédures d’achats et les règlements de l’entreprise.

Rencontres avec l’ensemble du personnel

Nous suggérons à Cuisinar de procédé à des rencontres tous les 3 mois. Des rencontres pourraient aussi être cédulé au besoin. C’est rencontre seront dirigé par Madame Desjardins et tous les employés devrons y être présent.

• Un ordre du jour sera énoncé par Mme.Desjardins
•  L’assistante administrative, Mme Sirois, prendra en note ce qu’il s’est dit pendant la réunion.
• L’ordre du jour sera initialé par tous les membres présents aux réunions
• Les documents concernant la réunion (ordre du jour, document connexe) seront numérotés, par le numéro de réunion.
• Ils seront ensuite archivés et classé par ordre de numéro

Implication des actionnaires        

Les actionnaires sont très actifs au sein de l’entreprise. Maude Desjardins et Félix Desjardins sont ceux qui valide les opérations, qui valide les documents il s’occupe aussi d’engager les employés. Mme Desjardins s’occupera plus des relations publiques (clients et fournisseurs, négocié avec la banque). Félix Prendrais plus en charge le côté interne, les employés, faire les dépôts à la banque.

Service après-vente        

Cuisinar inc. est doté d’un système après-vente de très bonne qualité. Pour s’assurer d’offrir l’excellence au client, le service après-vente devra :  

• La Réceptionniste s’occupera de répondre aux appels, elle répartira ensuite les appels selon leur nature. Dépendamment de la demande du client, l’appel pourrait être transféré à la comptable, à la magasinière ou à l’assistance administrative.
• S’il s’agit d’une plainte, la réceptionniste prendra en note la plainte et la numérotera. Celle-ci sera acheminée au contrôleur qui fera les vérifications nécessaires.
• S’il s’agit d’un problème dans la livraison ou la commande, le client pourrait être transféré à la magasinière ou à la comptable où les vérifications nécessaires pourront être faites.
• Les factures, après la vente, seront archivées au dossier du client. Elles seront numérotées (le numéro de facture)  

Négocier ententes avec clients et fournisseurs

La négociation et les ententes avec les fournisseurs seraient faites par Madame Desjardins, lorsqu’une entend sera prise, un contrat sera signé par Madame Desjardins et par le fournisseur lui-même. Ensuite, il sera acheminé à la comptabilité où Mme.Kassam s’occupera de mettre l’entende dans le dossier du fournisseur.

Gestion du personnel

Embauche et accueil

• La direction s’occupe de l’embauche et donne le barème salarial aux employés selon leur niveau d’expériences.

• Les nouveaux employés doivent toujours remplir leurs feuilles de temps à l’entrée et à la sortie afin d’être payés, ces feuilles doivent être affichées par Sophie Sirois et récoltées par Farida Kassam afin de valider la paie et la déclaration d’impôt.

• Faire une enquête de crédit

• L’offre d’emploi passe par un affichage sur les lieux de travail, les promotions, la réembauche et par les tableaux de qualifications décidés par la direction générale,

• Le code d’éthique doit être remis à l’employé

• Si c’est externe, il serait préférable de passer par les sites d’affichages payants, les recommandations et les agences de placement

• Les informations sur le nouvel employé doivent être entrées dans un système automatisé et imprimer son dossier et le classer en ordre alphabétique et donner une copie à l’employé et à l’assistante administrative.

• La direction doit garder les cv des employés et la signature des contrats dans un registre  
• La direction doit surtout s’assurer de ne pas embaucher un membre de sa famille sauf dans une urgence. Félix Desjardins doit inclure une case à cocher qui devrait servir à savoir si le candidat a un membre de la famille dans la compagnie.
• Donnez les codes d’accès et faire une photocopie de la description de ses têches

Formation        

• Les formations d’entrées en poste doivent être dans un clos

• Ne doivent pas dépasser 18 semaines et être payées au salaire fixé pour tous

• Tous les coûts associés à la formation doivent être inscrits dans le système comptable
• Toutes les formations annuelles doivent être enregistrées et autorisées

Évaluation        

• Selon Quotas établis, équipe et rendements précédents
• Pendant un changement de politiques
• Évaluer selon performances techniques et relationnels afin d’éloigner les fraudes
• Le suivi des évaluations doit être écrit et enregistré

Description des tâches        

Annie Hall                réceptionniste                Accueil, gestion du courrier, en collaboration avec Sophie.

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