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Formation et changement chez Iron Mouse

Le présent document a été produit exclusivement pour l’entreprise Iron Mouse. Il fait suite à mon embauche à titre de consultante externe. Il est divisé en deux sections, la première est la conception d’un plan d’analyse des besoins de formation et la seconde partie est l’élaboration et le suivi de la formation. Il tient compte de la situation particulière et il a été fait sur mesure pour l’entreprise Iron Mouse.

Partie 1

La conception d’un plan d’analyse des besoins de formation

Afin de déterminer les besoins de formation dans une entreprise, il faut premièrement concevoir un plan d’analyse des besoins de formation.  Un besoin de formation se définit par l’écart existant entre ce qui est (la situation actuelle) et ce qui devrait être (la situation désirée) . Un besoin de formation apparaît lorsqu’il est possible d’observer un tel écart et que cet écart est dû à une absence ou à une carence dans les compétences qui sont nécessaires pour effectuer adéquatement le travail demandé. Quand nous comparons ces deux états, nous pouvons cerner les besoins de formation.

Une fois que nous avons fait la comparaison des deux états nous pouvons constater soit un problème de rendement ou alors c’est l’organisation qui aspire à une amélioration de sa performance. Dans le cas d’un problème de performance, la formation cherche à combler un écart observé entre la performance d’un ou de plusieurs employés et le rendement attendu. Dans le cas où c’est l’organisation qui aspire à améliorer sa performance, il ne s’agit pas d’une situation qui pose un problème, mais l’organisation désire implanter un changement dans ses méthodes de travail pour atteindre un niveau de rendement qui permet de mieux répondre aux nouvelles réalités du marché.

Dans le cas de l’entreprise Iron Mouse, il s’agit d’un problème de rendement. Comme il est mentionné dans le cas :  On note d’ailleurs des problèmes de performance à travers les différents projets réalisés au cours des dernières années, et ce, malgré l’implantation du PGI et les exigences de qualité (normes ISO) à respecter. 

Par la suite, il est important de savoir que l’exercice d’identification des besoins de formation peut se faire à différents niveaux ;

Au niveau de l’organisation, quand il s’agit d’un besoin découlant du plan stratégique ou qui vise un nombre important d’employés.

Au niveau des postes, quand les besoins impliquent plusieurs unités et différentes catégories d’employés.

Au niveau des individus, quand les besoins découlent de demandes individuelles ou qu’ils sont relevés au moment de l’évaluation annuelle du rendement.

Pour ce qui est de l’entreprise Iron Mouse, le besoin se situe au niveau des postes et plus particulièrement au niveau des employés de production car comme nous pouvons l’apprendre à la lecture du cas, l’implantation d’un nouveau progiciel de gestion intégré (PGI) en 2010 n’a pas eu l’effet escompté sur cette équipe.  Des rencontres avec les chefs d’équipe, de petits groupes d’employés et le directeur de l’ingénierie ont permis de constater que ce projet n’avait pas été compris parfaitement par les employés, qui croyaient que leurs façons de faire répondaient aux exigences des clients. Ainsi, les comportements des employés de production avaient peu changé à la suite de l’implantation de ce PGI, puisque les employés échangeaient déjà des trucs du métier lorsqu’ils éprouvaient des problèmes. Par contre, ce changement avait été vue positivement par l’équipe d’ingénierie, puisque la direction n’avait pas hésité à investir des ressources matérielles et financières pour reprendre une place de choix dans son secteur d’activité. 

Après avoir déterminé à quel niveau se réalisera l’exercice d’identification des besoins, le professionnel de la formation doit dresser un inventaire complet des besoins de formation actuels et futurs. Cet exercice peut faire ressortir un grand nombre de besoins de formation. Pour éviter de se retrouver avec une liste trop imposante, il est pertinent de faire une analyse préliminaire des besoins identifiés. À ce moment, il faut aussi déterminer si la mise sur pied d’une formation peut résoudre la problématique ou si un autre moyen d’action serait plus approprié que la formation pour résoudre le problème.

L’analyse des besoins de formation permet de déterminer à quelle situation est lié l’écart de rendement :

Problème de formation : lié à un manque de compétence ou à un manque de pratique.

Problème organisationnel : lié à l’encadrement de travail, à l’environnement de travail et à son organisation.

Problème d’ordre individuel : lié à une incompatibilité entre la personne et le poste qu’elle occupe ou à la conduite de l’employé.

À cette étape, il est important de se poser la question suivante : qui est concerné par la situation. Par la suite, il sera possible de sélectionner un échantillon représentatif du public cible et de procéder à la collecte de données.

Dans le cas de l’entreprise Iron Mouse, la population ciblée, sera l’équipe des employés de production.

L’analyse des causes des écarts de performance.

Pour ce qui est de l’analyse des causes des écarts de performance, nous pouvons utiliser l’arbre de décisions. Avec cet arbre, nous pouvons y voir deux grandes branches, celle des problèmes liés au système personne et celle des problèmes liés au système emploi. J’ai analysé de plus près les deux systèmes dans l’entreprise Iron Mouse.

Au niveau du système d’emploi, nous pouvons constater des faiblesses au niveau de l’organisation du travail. Dans un premier temps, nous pouvons remarquer qu’il n’y a pas d’organisation structurée des rôles et des responsabilités des employés.

Deuxièmement, depuis le ralentissement des activités de l’entreprise entre 2008 et 2012, la coordination inter équipe est déficiente. Depuis que l’organisation a fait appel à de la sous-traitance pour les activités de conception technique, on observe de la frustration dans

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