Cycle de vie du document / GED / Classement archivage / standardisation bureautique

Chapitre 9 : Cycle de vie du document / GED / Classement archivage / standardisation bureautique

1. Le cycle de vie du document

Environs 80% de l’information qui circule n’est pas structuré. C’est pourquoi, des normes de présentation, de circulation, de stockage et de sécurité doivent être respectées pour optimiser son usage.

1. Rôle du document

Lorsqu’on conserve l’information on utilise des documents de position et lorsqu’on communique l’information, on utilise des documents de liaison.

> Document de position : conserver l’information pour : Laisser une trace, servir de preuve (fichier client, fichier produit)

> Document de liaison : communiquer l’information pour : faire connaitre, diffuser (BL, facture, enquête)

1. Les face du cycle de vie

Chaque document électronique passe par 5 vies :

• La création ou acquisition : rédiger ou numériser un document, à l’enregistrer avec ses caractéristiques, à le classer et à l’indexer afin de le retrouver facilement.
• La gestion : opération sur le document (modification, droit d’accès, sécurité)
• La diffusion ou restitution : envoi d’un document dans un format révisable comme le .xml ou non révisable comme .pdf
• La conservation pour maintenir la lisibilité du document, archivage physique ou numérique. La signature électronique est reconnue depuis 2000.
• La destruction : suppression du document s’il n’est plus utile et que la loi le permette.

1. L’acquisition numérique des documents

1. Les fonctions de la GED

GED : Gestion Électronique des Documents

GEIDE : Gestion électronique de l’information et des documents existants

Cela permet de capturer (.jpg .gif ) ou de dématérialiser (.pdf) des documents afin de les transformer en fichiers numériques. Elle peut être réaliser avec un logiciel de gestion documentaire. La reconnaissance optique de caractère (OCR) permet de transformer un pdf en word. Le format d’enregistrement va conditionner l’aspect du document, ses possibilités de consultation et sa durée de conservation. Il doit donc être choisi en fonction de l’utilisation du document.

1. Le classement des documents

Les documents numériques sont identifiés par un nom et une extension qui déterminent le type de logiciel utilisé pour créer le document. Ce nom doit être assez court et il exclut certain caractère

1. L’archivage des documents

C’est la conservation des documents dans le temps pour répondre à des obligations légales (fiscales) et juridique (litige). Le support de stockage est choisi en fonction de critère de fiabilité, mode d’accès, pérennité, sécurité et capacité. Pour la sécurité, l’accès peut être défini par des profils utilisateurs établi par l’administrateur du processus documentaire.

1. Le classement et l’archivage des documents

1. Le classement

1. L’ordre de classement

1. Organisation matérielle

• Le mode de rangement dépend :

• De la nature des documents (poids, épaisseur, rigidité)
• Du volume du document
• De la fréquence de consultation
• Du type d’accès ergonomique

1. L’indexation

Pour que les informations et les documents puissent être trouvés facilement, ils doivent être indexer. Cela consiste à décrire un document à l’aide de mot clés pour en faciliter la rechercher et le classement et l’exploitation ultérieure. La description du document, peut concerner la forme (propriété du document ou les métadonnées avec le chemin d’accès, le nom, type de document, date, modification, attribut, et ses versions) ou le contenu (def du mot clé qui peuvent être défini librement par l’auteur de l’indexation).

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