Le classement et l’archivage des documents

Applications : Le classement et l’archivage des documents

Exercice 1 : Gérer et classer les documents de la PME

En poste chez ProBat, une PME spécialisée dans la fourniture de matériaux de construction, vous participez à la gestion quotidienne de l’entreprise en centralisant l’ensemble des documents administratifs pour les mettre à disposition des différents acteurs. Les différents types de documents papier reçus ou émis (télécopies, courriers, documents internes…) sont numérisés puis classés selon la codification suivante :

Type de document_Date_N° séquentiel

Par exemple, la codification FAC_15/06/N_03 correspond à la facture n°3 reçue (ou émise) le 15/06/N.

Les documents papier sont ensuite classés dans des dossiers par année, en fonction de leur type. Les documents numériques sont également classés par année, dans un répertoire correspondant à leur type.

Un devis de fournisseur au format papier vient d’arriver en ce 15 juin N (document).

Numériser le document

Nommer le fichier

pour mettre en oeuvre et gérer ce devis, on va dans un premier temps devoir renommer le document en : DEV_15/06_N_04

Puis le classer dans le répertoire devis à l’année 2023.

reporter la certification

Document : Codification des types de documents

[pic 1]

Exercice 2 : Mettre en œuvre une solution GED

Vous êtes l’assistant(e) du responsable d’une PME qui propose des services d’aide à la personne (aide aux devoirs, ménage, bricolage, jardinage…) auprès de particuliers ou de professionnels. Malgré la mise en réseau de six postes informatiques de l’entreprise, 80% de l'information circulent toujours sous forme papier (fiche de renseignements client, ordres de mission, pointage des heures de travail effectuées, demande d’intervention, comptes rendus de mission…).

Vous centralisez la totalité des documents originaux dans votre bureau et effectuez des photocopies nécessaires aux autres membres de l’entreprise. Le responsable vous indique qu’il souhaite acquérir une solution de GED pour améliorer la circulation des documents internes et externes.

1. Indiquez à votre responsable si la configuration informatique actuelle de l’entreprise lui permet de mettre en place une GED.

Il manque le scanner et la mise en place d’un logiciel

1. Exposez-lui les apports de la GED pour l’entreprise.

La GED va permettre à l’entreprise de gagner en productivité car elle permet de centraliser et faciliter la recherche et la classification des fichiers ce qui permet de réduire le temps de recherche de l’information et de faciliter l'accessibilité des documents.

De plus, sachant que 80% des documents sont encore papiers au sein de l’entreprise, la GED va permettre  une forte diminution de la consommation de papier ce qui permet pour l’entreprise de faire des économies financières mais aussi de réduire son impact négatif sur l’environnement.

La GED va aussi permettre de sécuriser les fichiers en limitant l’accès au fichiers tout en les sauvegardant précieusement. (dans le cloud par exemple)

Enfin, une GED va aussi permettre à l’entreprise de faire des économies financières sur le coût de l’archivage, car tout sera géré par la GED.

Tracabilité

1. Recherchez les fournisseurs de solutions GED sur Internet. Pensez aux mots clés suivants : « logiciel », « gestion », « électronique », « document ».

Documind, Docuware, Dokmee.

1. Identifiez les critères de comparaison des différentes solutions de GED qui permettent de réaliser un tableau comparatif.

Afin de réaliser un tableau comparatif, il est important de comparer les logiciel en fonction de 5 critères principaux :

• Le prix
• Les fonctionnalités
• La simplicité d’utilisation
• La Flexibilité du logiciel
• La capacité de stockage des fichiers

Le prix doit rester le critère principal de comparatif car chacun des autres critères doit être rapporté au prix afin d’avoir le logiciel avec le meilleur rapport qualité / prix.

Exercice 3 : Proposer une solution d’archivage

Vous êtes en poste dans une PME spécialisée dans la commercialisation d’équipements électroménagers. Votre responsable souhaite améliorer son archivage. Il vous fait savoir qu’une solution « zéro papier » aura sa préférence.

Dans une note structurée, proposez à votre responsable les différentes options envisageables en vous aidant des documents 1 et 2. Concluez en recommandant la solution la plus adaptée à sa demande.

Objet : Proposition d'amélioration de l'archivage via une solution "zéro papier"

Monsieur/Madame,

Suite à votre demande visant à améliorer l'archivage au sein de notre PME, je vous présente ci-dessous différentes options envisageables, conformément à la norme NF Z42-013.

1. Archivage électronique.

La norme NF Z42-013 encourage la numérisation des documents papier. Pour se faire, un dépôt manuel des documents est envisageable, suite à quoi il faut mettre en place une indexation de ces derniers pour pouvoir les consulter en ligne via DEXTO ou d'autres outils matériels.

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