L’entreprise Gislain, rechercher des solutions

1) L’entreprise Gislain ne maitrise pas la diffusion d’informations plus ou moins sensibles dont l’origine est, le plus souvent, le personnel des services administratifs et financiers. Certains salariés ont pris l’habitude d’inciter le personnel administratif à divulguer des informations qui nuisent au climat dans l’entreprise.

2) L’absence de confidentialité a des conséquences négatives. C’est avant tout un problème de communication qui a des conséquences sur le climat social de l’entreprise. Il se traduit par des tensions entre les cadres et leurs équipes. Les relations humaines sont altérées, ce qui impact sur le bon fonctionnement de l’entreprise.

3) Les différentes phases sont les suivantes :

- identifier et caractériser le problème

- rechercher et analyser les causes

- rechercher les solutions correctives

- choisir la solution la mieux adaptée

- mettre en œuvre la solution choisie

- vérifier les effets

Le problème est clairement identifié (1ère étape)3

Les membres du groupe de résolution de problèmes récemment constitué connaissent les principales causes du non-respect de la confidentialité des informations (2nde étape).

Il faut maintenant rechercher les solutions correctives qui constituent la troisième étape de la démarche.

Travail à faire :

1) Le personnel du service administratif renseigne les salariés demandeurs sur leurs droits, ce qui peut faire partie de la mission d’un service RH.

Toutefois, il existe un réel problème de confidentialité de certaines informations qui ne devraient par sortir du cadre de la direction des ressources humaines et des collaborateurs affectés à ce service.

Les salariés viennent trop fréquemment et sans contraintes dans le service RH, ce qui conduit à la diffusion d’informations confidentielles avec des conséquences néfastes pour l’entreprise.

Première méthode : brainstorming

Question à poser pour lancer la réflexion : « Comment éviter la diffusion d’informations confidentielles ? ».

Résultats possibles :

• Accès au service administratif :

• Privilégier les prises de rendez-vous.
• Fermer la porte du service et ajouter une signalétique pour frapper et attendre d’être invité à entrer.
• Sécuriser l’accès aux données qu’elles soient au format papier ou électroniques.

• Revoir les locaux :

• Isoler les gestionnaires de la paie.
• Revoir la disposition des postes de travail.
• Faire une étude de l’isolation phonique.
• Créer un espace d’entretien afin que les cadres puissent recevoir des salariés pour des sujets sensibles ou utiliser d’autres bureaux suffisamment éloignés et assurant la confidentialité des échanges.

• Sensibiliser le personnel du service administratif :

• Informer des risques liés à la diffusion des informations confidentielles.
• Ajouter une clause de confidentialité dans le contrat de travail du personnel ayant accès aux informations sensibles.
• Ajouter une rubrique sur la confidentialité dans le règlement intérieur.
• Sensibiliser l’encadrement.

Deuxième méthode : schéma heuristique

(Le travail pourra être présenté à l’aide d’un logiciel de mind-mapping.)

...