La facturation et la relance clients

GESTION : LA FACTURATION ET LA RELANCE CLIENTS

I – LA FACTURATION

LA FACTURE :

Elle résulte d’une obligation légale et fiscale.

Légale : des mentions sont obligatoires. Une amende peut être attribuée. 15 euros par mentions manquante plafonnée au quart du montant de la facture.

Fiscale : Elle va servir de preuve de la vente pour les impôts.

Les opérations avec les particuliers n’obligent pas de facture. Un ticket de caisse est suffisant.

La conservation des factures est de 3 à 10 ans.

Mentions obligatoires :

Les mentions relatives au fournisseur (nom ou dénomination sociale)

• Forme juridique avec capital social
• N° Siren
• Mentions RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé
• N° immatriculation intracommunautaire même pour les factures émises en France sauf si la facture est inférieure à 150 euros

Les mentions relatives au client

• Nom et adresse
• N° intracommunautaire

Les mentions relatives à l’identification de la facture

• Le numéro de la facture qui repose sur une séquence unique et chronologique (il est interdit d’annuler une facture)
• La date de la facture

Les mentions obligatoires sur corps de la facture

• La date de la vente de la prestation ou du service si celle-ci est différente de la date de délivrance de la facture.
• La quantité (unité, poids, volume, temps passé)
• La dénomination précise des biens ou services fournis
• Les prix unitaires HT, Hors rabais, ristourne et remise
• Le taux de TVA applicable sur chacune des lignes

Les mentions obligatoires en pied de facture

• Total HT pour chaque taux d’imposition à la TVA
• Le montant total de la TVA ventilé par taux d’imposition
• Les rabais, remises, ristournes et escomptes liés à l’ensemble des opérations facturée

Rabais, Remises et Ristournes (les 3 R) : remises commerciales qui ne sont pas comptabilisées lors de l’enregistrement comptable de la facture.

Escompte : Remise financière. L’origine de cette remise est le règlement anticipé de la facture. L’escompte sera comptabilisé lors de l’enregistrement de la facture. (Au débit du compte 665 si c’est une facture de vente / compte 765 si c’est une facture de vente)

• La mention relative à la non-application de la TVA
• Le montant TTC

Les mentions relatives au paiement de la facture

• Date à laquelle le paiement doit intervenir ou délai de règlement. Il doit être au minimum dans le cadre légal de règlement.
• Les taux des pénalités exigibles le jour suivant le dernier jour de règlement de la facture (majoration)
• Les conditions d’escomptes en cas de règlement anticipé (% d’escompte)

LA NOTE :

Opération de prestation de service d’une valeur d’au moins 25 euros TTC

Elle est établie en double exemplaire. L’originale étant remis au client qui doit la conserver pendant au moins 2 ans.

Les mentions obligatoires :

• Date de rédaction de la note
• Le nom et l’adresse de l’entreprise qui émet la note
• Le nom du client sauf opposition de sa part
• La date et le lieu d’exécution de la prestation
• Le décompte détaillé en quantité pour chaque prestation fournie
• La somme totale à payer

Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une amende de 1500 euros et est doublée en cas de récidive.

LA FACTURE D’AVOIR

C’est une facture d’avoir annule en partie ou en totalité une facture de doit.

• Retour de marchandise
• Remise, ristourne, remise accordé après la facturation
• Escompte

Les contraintes légales sur une facture d’avoir sont le même que sur une facture de doit.

La facture d’avoir doit reprendre les mêmes calculs de remise appliqués sur la facture de doit.

LE CONTROLE DES FACTURES

Il est nécessaire pour des raisons de bonne gestion et des raisons commerciale d’effectuer des contrôles sur les factures. Cela va répondre à des impératifs d’ordre interne et externe.

Interne : Pour connaitre son stock

Externe : Faire un point sur les comptes clients (pour connaitre la récurrence des achats des clients et donc « chouchouter les clients »)

LA COMPTABILITE

Toute entreprise est tenue par la loi de tenir une comptabilité. Cette obligation est importante pour pouvoir calculer le montant des taxes et impôts.

Cela va permettre à l’entreprise de d’analyser son activité et patrimoine et de savoir si l’entreprise fait des bénéfices ou des pertes.

L’organisation comptable comprend plusieurs choses :

• Des journaux : d’achat, de vente, de banque, de paie, d’opérations diverses, de bilan, de note de frais…

Pour connaitre de soldes de tous les comptes, il faut sortir la balance des comptes.  Une fois que tous les docs sont enregistrer (facture de vente, d’avoir…) on peut éditer une balance.

LA PARTIE DOUBLE

Un débit = un crédit (au minimum). Les 2 parties doivent être égales.

Le débit est une entrée de flux (entrée de marchandise ou monétaire)

Le crédit est une sortie de flux (sortie de marchandise ou monétaire)

Avant de passé aux écritures comptables, on va schématiser les comptes avec un compte en T

N° de compte

D      /        C

Si la somme des débits est supérieure à la somme des crédits = solde débiteur

Si la somme des crédits est supérieure à la somme des débits = solde créditeur

Si la somme des débits est égale à la somme des crédits = solde nul

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