Facturation des interventions et relances clients

Intitulé de la situation de gestion :

Facturation des interventions et relances clients.  Réalisée

 Observée Fiche de situation de gestion n° :1

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Culligan

Secteur d’activité :

Traitement des eaux

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T12.4 Facturation et suivi des règlements et des relances

Dates de réalisation : 13 MAI AU 21 JUIN 2013

Durée de la réalisation : 6 SEMAINES

Contexte de réalisation :

Les clients de Culligan possèdent des contrats qui comprennent divers services selon la nature du contrat :

• Contrat privilège qui comprend: Interventions, pièces et consommables.

• Contrat confort plus qui comprend: Interventions et dépannages.

Avant chaque intervention le client reçoit une demande d’intervention qui rappelle le motif, la date et l’heure de celle-ci. Si le client n’est pas disponible nous planifions un nouveau rendez-vous après appel de ce dernier pour en faire la demande.

Les techniciens vont en intervention chez le client muni du bon d’intervention qui contient les informations techniques de l’appareil Culligan, objet de l’entretien.

Mon rôle est de fournir les documents (feuille de jour, bon d’intervention) aux techniciens avant leur départ chez les clients. Il me faut également vérifier que les documents ne notifient pas de litiges.

Après les interventions des techniciens chez les clients, je suis chargé de facturer et d’enregistrer les informations qui concernent les appareils entretenus.

Si le règlement n’intervient pas dans les délais prévus, je dois également effectuer la relance téléphonique et par courrier dans le but d’obtenir ce dernier. Je suis une procédure déjà établie.

Contexte relationnel :

Cette activité à été réalisée avec l’assistante de gestion de l’entreprise qui est également ma tutrice.

J’ai également du échanger des informations avec les techniciens

Enfin, j’ai pris contact avec certains clients.

Contraintes :

Parfois le PGI de l’entreprise fonctionnait lentement ou était à l’arrêt pour cause de dysfonctionnement ce qui entrainait des insatisfactions clients.

Il était nécessaire de suivre un planning rigoureusement pour permettre l’ensemble des interventions.

Ressource : Bon d’intervention, contrat client.

Matériel : Tel, fax, scan

Logiciels : Pack office, internet, PGI

Objectifs : Cette tache va permettre d’enregistrer les mouvements de stocks car il y a 2 types de contrats. Un contrat qui ne comprend que les interventions de dépannage (contrat confort+) et un autre contrat qui comprend les interventions de dépannage ainsi que les pièces et les consommables (contrat privilège).

Cette tâche permet également d’enregistrer les informations concernent les adoucisseurs et les osmoseurs.

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Pour le fournisseur, la facture est une créance, résultant de la vente d'un bien, vers son client qui bénéficiera de l'objet de la vente. La Facturation est un document représentant la preuve comptable d'un achat ou d'une vente de produits ou de services. La facturation est une étape importante pour obliger un client à payer son fournisseur en fonction de modalités définies textuellement.

Le suivi des règlements et des livraisons sont des étapes capitale car cela permet de faire rentrer la trésorerie, le suivi permet de donnait l’alerte en cas de difficulté de paiement d’un client.

• Établir la demande d’intervention: Les clients

...