L'enregistrement comptable des factures fournisseurs

Pour commencer l’enregistrement comptable des factures fournisseurs, on se rend dans le logiciel codex dans la section des achats, dans cette section, on y trouve le cockpit des e-factures c’est dans cet espace ou toutes les factures des fournisseurs transite qu’elles soient dématérialisées ou non, on y retrouve toutes les factures des fournisseurs en attente d’enregistrement. Dans cet espace un premier contrôle est réalisé afin d’éviter la double facturation, le logiciel contient une fonction qui permet de détecter si une facture est en doublon selon trois critères qui sont les suivant : La référence de la facture, le numéro de la commande d’achat et la société. Si lors du contrôle le logiciel détecte une facture en doublon, elle est automatiquement bloquée, ce contrôle permet d’une part de ne pas enregistrer deux fois la même facture et d’une autre part de ne pas payer deux fois le fournisseur.

La comptabilisation de la facture fournisseur est basée sur les informations saisies lors de la commande d’achat initiale, pour pouvoir l’enregistrer, on dispose du PDF de la facture qui nous permet de vérifier que la facture corresponde bien avec l’enregistrement à effectuer, la seconde étape de l’enregistrement est la saisie des informations de la facture, on renseigne la date de la facture, on vérifie que le numéro de la facture est le même sur la facture que sur le logiciel et on renseigne le montant hors Taxe.

Par la suite, il faut se rendre dans l’onglet référence commande dans cet onglet, on retrouve les différentes références des articles saisies lors de la commande d’achat, avec la version PDF de la facture, on vient renseigner pour chaque référence commandée la quantité qui a été facturée ainsi que le prix HT total pour chaque référence et pour finir, on indique le code de TVA qui dans ce cas-ci de la TVA déductible a 20 %. A ce moment de l’enregistrement un message d’erreur rouge ou orange peut apparaitre pour plusieurs raisons la plus récurrente c’est que la quantité facturée est supérieure à la quantité reçue dans ce cas si la facture est quand même enregistrée mais tant que le matériel ne sera pas reçu il n’y aura pas de règlement ce qui permet en cas de non livraison d’avoir déjà réglé le fournisseur, lorsque le total débit n’est pas égal au total crédit un message rouge apparait et il est donc impossible d’enregistrer la facture tant que les deux ne sont pas égaux.

Dans cette dernière étape de l’enregistrement, on vient indiquer la date d’échéance de la facture, le moyen de règlement souvent, il s’agit d’un virement SEPA et le RIB du fournisseur, on vérifie bien que le RIB présent sur la facture corresponde bien au même que celui indiqué

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