Qualification des emails reçus quotidiennement

T.2.1.2 QUALIFICATION DE L’INFORMATION         MAVIPAL

Trier, qualifier, lire, transférer et/ou répondre aux emails telle était ma mission quotidienne et au sein de la société MAVIPAL.

Je recevais les mails arrivant sur ma boite email ainsi que les emails arrivant sur la boite email général de la société MAVIPAL ; cela représentait en moyenne 50 emails par jour.

La première chose que je faisais le matin en arrivant c’était trier, lire, répondre et/ou transférer l’ensemble des emails reçus .

La gestion des emails est chronophage, mieux vaut être organisée. J’avais instaurer des règles automatiques comme :

• La redirection automatique dans le dossier « NEWSLETTER » des messages types tels que newsletter
• La désinscription aux newsletters inutiles telles que LinkedIn
• J’avais définis des créneaux pour faire la gestion de mes emails : le matin en arrivant, en fin de matinée, en début d’après-midi et en fin de journée avant de quitter mon poste

J’avais créé une arborescence de ma boite email afin de faciliter l’archivage, mais aussi la recherche (pour moi au quotidien ou pour mes collègues en cas d’absence)

ANNEXE A CREER

Je lisais et qualifiais chaque email reçus ; à partir de là il y avait plusieurs options possibles,

• Classement : archivage des mails qui ne nécessitent aucune action à court terme mais dont vous aurez besoin plus tard sur tel dossier (exemple un email d’un fournisseur avec en pièce jointe un accusé de réception de commande, que j’imprime avant le classer l’email.

L’email était alors classé dans le dossier FOURNISSEURS et dans le sous-dossier correspond au dit fournisseur.

• Action : je laissais dans ma boîte de réception les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. J’identifié d’un drapeau les mails importants ou délicats.

• Transfert : je transférai aux personnes concernées les emails reçus ne me concernant pas.

• Poubelle : je supprimais directement les autres (spams, informations dont vous avez pris connaissance, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail peu important pollue votre messagerie et freine votre efficacité.

Personnellement, je m'applique la règle de la boîte aux mails vide de nouveaux messages de réception tous les vendredis. Je me fixe comme objectif d'avoir traité tous les emails nécessaires en fin de semaine.

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