BTS AM, procéder à une analyse critique de la procédure actuelle

Activité 3 - Procéder à une analyse critique de la procédure actuelle

a) Identifiez les dysfonctionnements et les risques potentiels

Étude de la situation existante

À l’examen, la procédure représentée ci-dessous appelle les remarques suivantes :

– procédure longue (13 flux, dont 2 conditionnels) ;

– sous-implication de l’acteur principal, le chef de projet (3 flux) ;

– sur-implication de la chef de service, Mme Linier, (4 flux émis et 4 flux reçus), ce qui en fait le deuxième acteur dominant, après l’assistant(e) (10 flux) ;

– de plus, les flux émis n° 6 (contact avec le cabinet de CPI) et n° 8 (finalisation de la requête en revendication) s’avèrent stratégiques par rapport à la procédure, c’est-à-dire déterminants de son succès ou de son échec.

b) Proposez des améliorations et argumentez les

Voies d’amélioration

L’idée principale serait de procéder à un rééquilibrage des contributions du chef de service vers les chefs de projet. En effet, ces derniers, bien qu’acteurs principaux, sont insuffisamment investis. D’ailleurs, à partir du flux no 4, ils sont tenus à l’écart de la procédure. Symétriquement, il échoit à la chef de service de piloter les demandes de brevet pour l’ensemble des projets en cours dans l’entreprise, sachant qu’un projet est susceptible de générer plusieurs demandes. La charge de travail ainsi engendrée pour Mme Linier est assumée au détriment de ses autres activités, et alourdie par les aléas propres à la procédure elle-même :

– en cas de recours au cabinet CPI ;

– lorsque le rapport de recherche préliminaire émanant de l’INPI signale des antériorités et qu’il y a lieu d’y répondre.

Fragilités/risques existants Améliorations proposées Argumentation

Longueur de la procédure Aucune Pas de possibilité de réduire le nombre d’acteurs et de flux

Sur-implication de la chef de service – Doit être simplement informée de l’avancement de chaque procédure

– Se met en position de conseil pour la rédaction des revendications

– Décide du recours au cabinet de CPI, mais n’en assure pas le suivi – Risque de surcharge de travail et de responsabilité en cas d’échec

– Délégation nécessaire vers les chefs de projet

Sous-implication des chefs de projet Doivent être impliqués tout au long de la procédure, notamment avec le cabinet de CPI et avec l’INPI – Doivent assumer le volet « propriété industrielle » du projet dont ils ont la charge.

– Sont les plus aptes à rédiger les revendications, et, si besoin est, à répondre aux rapports de recherche préliminaires ;

Remarque : le rééquilibrage ainsi proposé ne change fondamentalement pas la nature des tâches de l’assistant(e). Simplement, il/elle devient l’assistant(e) d’un

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