LE REFERENTIEL DOCUMENTAIRE

RÉFÉRENCER ET GÉRER

DES DOCUMENTS GÉNÉRIQUES

1. Définition

Un référentiel documentaire est un document qui permet d’organiser le classement des documents qu’ils soient papier ou électronique. L’entreprise ou un service en particulier est amené à se constituer un stock de documents « modèles » (ou documents types), sous Word (fichiers .dot), Excel (fichiers .xlt), etc.

Pour choisir le modèle adéquat, les opérateurs ont besoin d’un référentiel documentaire, c’est-à-dire d’un document qui recense l’ensemble des modèles existants. Le référentiel documentaire est en fait une liste indexée, une nomenclature des modèles en question, avec un renvoi vers les fichiers correspondants. L’indexation permet l’identification du modèle nécessaire à une opération. Il peut dès lors être soit utilisé, soit supprimé, soit ajouté.

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1. Son rôle

La finalité d’un référentiel documentaire est précisément de palier la diminution de la possibilité de compréhension, d’utilisation  et d’évolution d’un document.

Il répond à trois enjeux majeurs de la maitrise documentaire :

1. Le repérage
2. Le tri
3. La traçabilité

III.  Gérer le référentiel documentaire

On comprend aisément que le gestionnaire du référentiel doit veiller à :

– l’utilité relative, la pertinence de chaque modèle. Ainsi, lorsqu’un modèle n’est pas (ou peu) utilisé, il doit être ôté du référentiel ;

– maîtriser le nombre des modèles en service dans l’entreprise ou le service. En effet, lorsque le volume du référentiel documentaire croît, les opérateurs passent un temps de plus en plus long à rechercher les modèles dont ils ont besoin.

IV.  Diffuser le référentiel aux utilisateurs

Dans l’optique de garantir la maniabilité du référentiel, on peut préconiser trois solutions pour le mettre à la disposition des opérateurs :

– un simple support papier pour les petits référentiels (moins de 30 modèles) ;

– pour les référentiels moyens (inférieurs à 100 modèles), ce peut être un tableau Word classique. La dernière colonne (celle qui renvoie au fichier correspondant) peut contenir avantageusement des liens hypertextes qui dispenseront les opérateurs de toute navigation fastidieuse ;

– pour les gros référentiels (supérieurs à 100), on peut envisager de recourir à la fonction de recherche de Microsoft Office, telle qu’elle est décrite au chapitre 10, basée sur une indexation par mots-clés (fiche ressource 2).

LE REFERENTIEL DOCUMENTAIRE

1. Comment le réaliser et quel est son contenu

Le référentiel documentaire se construit sous la forme d’un tableau, autour des éléments majeurs suivants:
1- Activité
Activité de l’entreprise ou de l’unité opérationnelle concernée;
2- Processus
Processus permettant l’accomplissement de l’activité;
3- Type de dossier
Identification de la typologie/structuration;
4- Valeur
Valeur primaire: Raison de création du document (Administrative, fiscale, judiciaire);
Valeur secondaire: Autre utilisation du document (probante ou patrimoniale)
5- Statut
Importance du document: Vital, important, utile, non essentiel;
6- Identifiants
Codification, Identifiant, mots clés,…
7- Type de document
Identification de la typologie/structuration;
8- Modèle
Modèle physique de création: Maquette, Charte graphique, modèle Word;
9- Mouvement
Document interne, reçu, émis;
10- Circuit d’élaboration
Responsabilités dans la création et la validation de chaque unité documentaire;
11- Ordre de classement
Identification des critères logiques de classement;
12- Support de conservation
Papier, Magnétique, Optique, Microforme,…
13- Responsabilité
Auteur ou émetteur;
14- Durée de conservation
En fonction des étapes du cycle de vie: Création, indexation, classement, mise à disposition ou consultation, stockage,…
15- Sort final
Chaque type de document est qualifié: Destruction, tri sélectif, archivage illimité;

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