COM1013_Analyse des aspects communicationnels et l’appartenance structurelle

Travail pratique

a

Un centre opérationnel opéré par des bureaucrates

Analyse des aspects communicationnels et l’appartenance structurelle de la Direction des Immeubles de l’Université de Montréal

par 
X

Travail présenté à 
Monsieur Mathieu Chaput
En marge du cours
COM 1013, Communication et structures organisationnelles

4084 – Certificat en Management
Université TÉLUQ
Août 2020

Table des matières

INTRODUCTION        1

DESCRIPTION DE L’ORGANISATION        2

A.        Généralités        2

B.        Éléments de la structure        3

C.        Mécanismes de coordination        4

D.        Flux traversant l’organisation        6

E.        Paramètres de conception         8

F.        Facteurs de contingence        9

G.        Configuration structurelle         10

DESCRIPTION DES ASPECTS COMMUNICATIONNELS        12

LIEN ENTRE LA COMMUNICATION ET LA CONFIGURATION STRUCTURELLE        14

CONCLUSION        15

Références bibliographiques        16

[pic 1]

Introduction

Crozier disait que les « organisations sont des démocraties perverses où chacun est traité à peu près de la même façon parce que tout le monde est contrôlé par le même ensemble écrasant, de règles. » (Mintzberg, 1982, p.106) On entend inévitablement beaucoup de critiques envers la bureaucratie cependant on peut remarquer que leur structure est parfois la plus adaptée à leur type d’organisation.

Fondée en 1878, l’Université de Montréal est devenue une institution reconnue mondialement. Elle regroupe à elle seule treize facultés, deux écoles affiliées (Polytechnique et HEC), plus de soixante-sept mille étudiants et emploie plus de sept mille employés. L’Université de Montréal représente un immense écosystème où l’on retrouve diverses structures et processus de communication.  

Dans le cadre de notre travail, on se concentrera sur l’une de ses sous-organisations : la Direction des immeubles, plus précisément sur la Division de gestion de projets et ingénierie où j’occupe un poste de technicienne depuis les quatre dernières années. Afin de faciliter la lecture, nous utiliserons les acronymes DGPI, DI, UdeM et GP pour désigner la Division de gestion de projets et ingénierie, la Direction des immeubles, l’Université de Montréal et le « gestionnaire de projet ».

Au cours des prochaines pages, nous analyserons les différentes dimensions, dynamiques sociales et enjeux communicationnels propres à la DGPI tout en établissant des liens entre ceux-ci et la structure organisationnelle choisie.

DESCRIPTION DE L’ORGANISATION

1. Généralités

La Direction des immeubles compte un bassin d’employés de plus de trois cents individus. On y retrouve cadres, professionnels, employés de soutien et différents corps de métier. Nous retrouvons à sa direction, le directeur général qui lui, relève directement du vice-rectorat de l’UdeM. La DI comprend quatre sous-divisions : Bureau de la planification et gestion des espaces (BPGE), Division des services administratifs (DSA), Division de gestion de projets et ingénierie (DGPI) et la Division des opérations (DOPER). Chacun travaille main dans la main pour assurer d’offrir à la communauté universitaire un parc immobilier qui tient compte de leurs besoins évolutifs tout en s’assurant le maintien, la gestion, le développement et l’utilisation optimale des espaces.^[1] 

La DGPI a quant à elle, pour fonction principale, la gestion des projets de construction, de rénovation et de réaménagement, de l’étape de l’appel d’offres jusqu’à la réalisation des travaux et la prise de possession des lieux par le client. Notre clientèle est formée de la communauté universitaire : facultés, étudiants, chercheurs, etc. Un projet pourrait être créé à la suite d’une demande d’un chercheur ayant reçu une subvention et désirant rénover ses laboratoires ou encore d’une demande provenant du rectorat désirant la réfection de toutes les toitures des pavillons du Campus. L’équipe de gestionnaires de projet doit donc engager tous les intervenants externes afin de mettre le projet à exécution. Nous verrons à la section suivante comment les effectifs du service interagissent afin de réaliser leur mission.

1. éléments de la structure

[pic 2]La DGPI compte en moyenne une trentaine d’employés regroupant gestionnaires de projets, membres de la direction, équipe de gestion de contrats, agent SST (Santé et Sécurité au Travail) et coordonnateurs de chantiers. L’organigramme ci-dessous nous permet d’avoir une vue d’ensemble sur la division et présente les différents liens hiérarchiques.

Organigramme de la Division de gestion de projets et ingénierie en date du 30 juillet 2020

On peut ainsi établir que le directeur, l’adjoint et la secrétaire de direction font partie du sommet stratégique. Au niveau intermédiaire, on isole l’équipe de gestion de contrat comprenant la gestionnaire de contrats et les techniciennes administratives qui exécutent les fonctions de support logistique. C’est l’équipe de gestion de contrat qui est en charge d’assurer tout le support administratif requis aux membres du centre opérationnel. L’une s’occupe des mandats professionnels et des comités de sélection, l’une des appels d’offres et des contrats de construction, l’une du suivi avec les entrepreneurs spécialisés et l’autre du suivi contractuel général à la suite de l’octroi de contrat. En tant que donneur d’ouvrage public, l’Université de Montréal est régie à plusieurs réglementations et c’est l’équipe de gestion de contrat qui est en charge de l’application de celles-ci par les gestionnaires.

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