How to write a business letter

How to write a business letter

I – Disposition

• Fully-bloked layout : tout à gauche
• Pas d’alinéa

II – Les usages

        A – L’expéditeur

Nom de l’entreprise

Adresse

Ville CP

Pays

N° Tel

Adresse mail

        B – La référence

Our reference : JLS/NC

Your reference : JLS/NC

Our reference : JLS/BLD

        C – La date

Mois/Jour/Année

06/04/2020

June, 6(th), 2020

        D – Destinataire

Nom de l’entreprise

Adresse

Ville CP

Pays → United Kingdom

N° Tel

Adresse mail .co   .uk

        E – L’attention

A l’attention de

→ For the attention of : Mr/Mrs/Mss +  N

        F – L’objet

Subject : Your invoice #12349

ou

Object : Exclusive distribution of

          Your order #6789

          Delivery delay

        G – Formules de salutations

*La lettre s’adresse à une personne spécifique

Ton formel :

• Dear Mrs Smith
•  Dear Mr Smith
• Dear Miss Smith

→ Si on connaît la personne

• Dear Sir,
• Dear Madam,

→ Si on ne connaît pas la personne

• Dir Sir or Madam,
• Dear Sir/Madam,

→ Si on ne connaît pas le sexe de la personne

Ton moins formel :

• Dear Ann Smith,

Ton encore moins formel :

• Dear Ann,

*La lettre s’adresse à un service de l’entreprise

Ton formel :

• Dear Sirs,/ Dear Mesdames,

Ton très formel :

• Sirs,

        H – Les formules de politesse

Dear Sirs,

Dear Madam/Madames, → Your faithfully, (US : Very truly Yours)

Dear MrSmith,

Dear MrsSmith, → Your sincerely,

Dear John

Dear Ann → Best Regards

        I – La fonction

Signature

PRÉNOM NOM

Purchasing manager

Sales Manager

        J – PJ

Enclosed : a brocher

             a price list

...