Fiche E4, communication professionnelle en français

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2017 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANCAIS

Fiche n° : 3

Nom et prénom du candidat : JIZDNY Julie

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Recueillir des consignes de travail du manager concernant la répartition des effectifs des écoles privés de la province nord

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen) : Recueillir des consignes

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : Province Nord, Direction de l’enseignement de la formation et l’insertion de la jeunesse

Adresse : Koné, Nouvelle-Calédonie

Activité : Administration publique

Département ou service : Service administratif et financier

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

La province Nord est une administration provinciale placée sous la responsabilité de l’Exécutif et du secrétariat général. Elle est constituée de douze directions, celles-là sont en charge des affaires administratives financière et budgétaire, de la santé et de la cohésion sociale, du développement économique, de l’enseignement, de la culture, de l’environnement, des formations et insertions, du développement sportif, de l’aménagement et du foncier, de l’enfance et de la jeunesse et enfin des terres coutumières.

L’hôtel de la province Nord exerce son activité pour 17 communes allant de Canala jusqu’aux Îles Belep et possède plus de 2000 agents répartit sur l’ensemble de la Province Nord.

J’ai réalisé mon stage dans le service de la DEFIJ (direction de l’enseignement, de la formation, de l’insertion de la jeunesse) qui applique les orientations politiques de la province en matière d’enseignement, de formation et d’insertion des jeunes.

La DEFIJ est une direction composée de plusieurs services.

Ma manager s’appelait Murielle TRINOME, Chef du service administratif et financier.

Elle pratique un style de management plutôt délégatif ses principales fonction sont de préparer les budgets et leurs suivis, analyser les écarts, préconiser des solutions, veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses…

J’effectue mon stage sous la responsabilité de ma manager dans le service administratif et financier mais j’aide plus particulièrement ma collègue Brenda MEZIERES, chargé des investissements et constructions des internats et collège de la Province Nord, dans son travail.

Lorsque je ne viens pas en soutien dans le travail de ma collègue je suis chargé de mettre à jour les bases de données, classer et archiver les dossiers concernant le service, saisir sur le logiciel Word les entretiens des postes vacants et de les envoyer par mail à ma manager, réaliser des documents de communication interservices et enfin d’élaborer un tableau de bord type de suivi des objectif EAE (entretien annuel d’évaluation).

Contexte organisationnel :

Toutes les directions communiquent entre elles grâce à Outlook.

J’utilise donc Outlook pour pouvoir communiquer avec ma manager ainsi qu’avec tous les autres collègues lorsque je créée un document informationnel interservices.

J’ai été affectée au service administratif et financier qui consiste à préparer, suivre et analyser le budget de la direction, à coordonner administrativement le service, à suivre des contrats de développement, à préparer des commissions et des projets de délibérations, à contrôler du patrimoine affecté à la DEFIJ, à gérer les demandes relatives de subventions relatives aux projets conduits en temps scolaire ou sein des internats.

En recueillant des consignes de travail de ma manager j’ai élaboré un tableau Excel (simple) concernant la répartition des effectifs des écoles privés de la province nord, puis j’ai réalisé un tableau croisé dynamique ainsi que des graphiques (histogrammes et en ligne) afin que ma manager puisse réellement se rendre compte des effectifs, et sous plusieurs angle.

En fonction des communes, des directions des écoles privées (ASÉÉ, FELP et DDEC), des dénominations des lieux dits ou écoles, et enfin des effectifs.