La Analyse de l’organisation des A.G à L’ IMSM

De : Islem CHERRADI A : Martine JOULIAT

Le 30 novembre 2012

Objet : Analyse de l’organisation des A.G à L’ IMSM

P.J : 1

Note d’information

Suite à votre demande, je vous présente une analyse critique ainsi que des solutions visant l’amélioration de la préparation des assemblées générales à l’ IMSM.

1-Analyse critique

Tout d’abord, on constate que beaucoup de documents (15 documents dont trois de position) circulent entre seulement trois postes : le service comptable, le secrétariat en copropriété et les copropriétaires.

Ensuite, on remarque que la plupart des documents subissent modifications impression et classement au secrétariat. Certaines améliorations sont donc à apporter.

2-Les solutions envisageables

La troisième opération consiste à classer les factures pour ensuite les transmettre au secrétariat. Il serait plus judicieux de les laisser en attentes de paiement et laisser au service comptable, le soin de les contrôler.

La cinquième opération concerne la transmission du journal, du grand livre et de la balance au secrétariat. Je n’y vois aucun intérêt.

Je ne comprends pas non plus que ce soit le secrétariat qui prenne en charge le contrôle des factures relatives à l’état des dépenses. Je considère que c’est le travail du service comptable.

Pour l’opération 9, faire la photocopie de toute la liasse prend trop de temps. Il me semble que créer un document unique comportant l’état des dépenses, le détail des charges et du budget, puisque ces éléments sont liés, ferait gagner du temps. Il ne resterait plus qu’à éditer cet état et la situation de chaque

Co-propriétaire.

Enfin, inclure l’ordre du jour dans la convocation éviterai d’en éditer un.

J’espère que toutes ces propositions vous seront utiles

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