Communication Interne

Fiche ressource 1 – La communication interne.

DEFINITION :

Ensemble des actes de communication qui se produisent à l’intérieur d’une entreprise, elle est une déclinaison de la communication globale. Sa particularité réside dans la cible visée (l’ensemble des salariés d’une entreprise ou un groupe de salariés) et dans les objectifs poursuivis.

L’assistant de gestion veille à la bonne diffusion des informations. Il doit avoir l’ambition d’amorcer une dynamique de communication. Il a à sa disposition des outils : livret d’accueil, réunions, courriers électroniques, etc…

Globalement, il s’agit de récolter puis de communiquer des informations. Mais aussi de :

- Gérer l’offre et la demande d’informations dans l’organisation. La forme est un aspect important qui permet une bonne réception des ménages.

- Servir le projet de l’entreprise : la communication interne est une aide pour la réalisation de la stratégie globale de l’entreprise.

- Accompagner le management dans son rôle d’information, d’écoute, de dialogue entre les personnes et entre les équipes.

- Mettre en commun un langage, une culture, une appartenance à l’entreprise.

- Participer à la construction d’une image unifiée et positive de l’entreprise.

LES FONCTIONS DE LA COMMUNICATION INTERNE :

- Informer : donner des informations opérationnelles (instructions) et des informations motivantes (mobiliser le personnel par la transmission d’informations sur l’entreprise, son environnement…).

- Ecouter : le personnel, connaître son avis, récolter ses observations.

- Orchestrer : la communication interne met en place un langage commun. Elle n’écarte pas de son champ d’action les désaccords, les ruptures, les conflits et les crises, sachant qu’il n’y a pas pire crise que la non-crise. Elle contribue à créer un climat où il fait bon travailler. Elle harmonise communication interne et communication externe.

LES DIFFERENTES FORMES DE LA COMMUNICATION INTERNE :

En fonction des situations et des objectifs, elle s’effectue dans trois directions.

Communication Définition Objectif Supports

Descendante Part de la hiérarchie vers un échelon inférieur. Former, informer, donner un ordre Affichage, notes, journal interne, réunion…

Ascendante Part d’un échelon inférieur vers la hiérarchie Rendre compte, informer, suggérer. Boîtes à idées, réunion, sondage…

Horizontale Pas de notion hiérarchique, échange d’égal à égal. Consulter, échanger, rassembler. Dialogues, réunion…

L’entreprise est aussi un lieu où les échanges spontanés sont nombreux. Lorsque la communication véhicule des informations officieuses, on dit qu’elle est informelle. Elle peut alors emprunter des chemins ou réseaux qui peuvent être préjudiciables pour l’entreprise. Il peut s’agir par exemple d’une rumeur.

A l’inverse, la communication est formelle lorsqu’elle est organisée, prévue, et peut prendre la forme par exemple d’une note de service ou d’une réunion.

LES SUPPORTS OU OUTILS (ou vecteurs) :

Sont multiples.

L’écrit : note, compte-rendu, lettre du PDG, journal de l’entreprise, livret d’accueil, affichage…

L’oral : entretien, réunion, conférence, séminaire d’intégration, groupe de réflexion….

Multimédia : diaporama, vidéo, courriel, intranet, newsletter, blog de l’entreprise….

Evénementiel : arbre de Noël, opérations autour d’un sponsoring, portes ouvertes aux familles, journée de découverte, etc….

LES INDICES D’UNE MAUVAISE COMMUNICATION :

L’utilisation abusive des notes de service, l’abus de réunions, le décalage entre la communication interne et l’externe, la mauvaise remontée de l’information sont des symptômes d’une mauvaise communication. Trop informé, le personnel est en réalité mal informé.

Fiche ressource 2 – Le livret d’accueil.

OBJECTIFS

Comme son nom l'indique, le livret d'accueil est un fascicule destiné aux nouveaux arrivants dans une entreprise. Il est remis dès le premier jour et doit leur fournir des indications utiles et pratiques sur la vie de l'entreprise.

C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de s'orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâches basiques (intendance...).

Ce peut également être un guide de référence que l'on conserve (procédures et circuits administratifs).

CONTENU

Bien que le contenu du livret varie d'une entreprise à une autre, voici une suggestion de thèmes à traiter, à adapter à chaque cas de figure.

• En toute première page, des informations concrètes et utiles quotidiennement : tout d'abord un petit mot de bienvenue puis l'adresse de l'entreprise, numéro(s) de téléphone, de fax, adresse email, site internet, numéro de siret, code APE, forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire. Éventuellement plan d'accès depuis les transports en commun (bus, métro, SNCF). Faire figurer les parkings publics. Numéro de ligne directe du nouvel engagé (information à compléter manuscritement), mot de passe provisoire d'accès au réseau, adresse email qui lui a été attribuée. Éventuellement, adresse de l'intranet sur lequel le nouvel arrivant pourra trouver davantage de renseignements (mettre en évidence les rubriques utiles pour démarrer, comme le trombinoscope par exemple).

• Une brève présentation de la société : bref historique de l’entreprise, éventuellement un organigramme et un plan des étages par pôle d'activité ainsi qu'une brève présentation de chacun d'eux. Mentionner clairement tous les lieux utiles à tous : bureau du DRH, salle de

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