Les documents qualités

1. Les documents qualité.

Pourquoi écrire ?

• Harmoniser les pratiques.
• Reproduire de façon fiable, meilleure implication car meilleure information, connaissance des responsabilités.
• Conserver le savoir faire, les références.
• Former, informer, partager des connaissances.
• Organiser, mieux travailler ensemble.
• Gagner du temps.
• Démontrer, prouver.

Documents toujours ré-ajustable.

• Evaluation suite aux changements de données techniques, médicales, économiques.

Quoi écrire ?

• Protocole sur prescription médicale.

• PEC d’une patiente présentant un diabète gestationnel.
• Traitements médicamenteux.

• Techniques de soins

• Soins de prévention.
• Soins d’hygiène.
• Préparation cutanée du patient avant intervention.

• Protocoles administratifs.

Le processus.

• C’est un ensemble d’activité reliées entre elles qui se combinent au sein d’une chaine pour transformer des éléments d’entrée en éléments de sortie.

• Sucession d’activitas.
• Vision macroscopique.

• Exemples :

• Le processus de PEC d’un patient.

La procédure :

• Manière spécifiée d’effectuer une activité :

• Qui, quoi ? comment ?
• Ave quel support ?

• Exemples :

• Procédure de PEC de la personne décédée, de sa famille et des proches.
• La procédure de préparation de la sortie du patient d’une unité de soins.

Protocole, mode opératoire :

• Détaille la manière d’accomplir une tâche.

• Comment je fais ?

• Protocole de soins :

• Descriptif des techniques à aplliquer et/ou des consignes à observer dans certaines situations de soins.

• Exemples :

• Protocoles de traitement hygiénique des mains par friction avec SHA.

Le support d’enregistrement :

• Imprimé utilisé pour faire état des résultats obtenus ou apporter la preuve de la réalisation d’une activité.
• Exemples :

• Fiche température.

La recommandation :

• Définit des bonnes pratiques de PEC, vise à harmoniser les pratiques professionnelles et à améliorer la qualité de PEC.
• Exemples :

• Recommandation en vu du suivi biologique des HTA essentielles.
• Guides des examens complémentaires.

1. L’élaboration d’un document qualité.

Principe de rédaction sur la forme :

• Travail collectif sous la responsabilité d’un pilote.
• Groupe pluridisciplinaire représentant les catégories professionnelles concernées.
• Utilisation des modèles de documents existants.

Principales règles d’écriture sur le fond :

• Document doit servir de référence.
• Délimiter le sujet, donner un contour précis au sujet, un début et une fin.
• Réaliser une recherche bibliographique sur le thème traité.
• Décrire les principales actions en intégrant les exigences des textes réglementaires en vigueur et des bonnes pratiques publiées.
• Ne pas détailler les bonnes pratiques acquises lors de la formation initiales, mais écrire le juste nécessaire, notamment les actions à risques.
• Identifier ces étapes à risques, les décisions à prendre.
• Répondre aux questions : Qui, quoi, où, comment, quand, combien, pourquoi ?
• Eviter dans la mesure du possible les données changeantes.

La carte d’identité :

• Objectif/domaine d’application.
• Responsabilités.
• Document de référence.
• Indicateurs.
• Logigramme.
• Informations complémentaires.
• Définitions.

La représentation graphique : Le logigramme.

• Décrire des actions : qui ? fait quoi ?
• Représenter des décisions.

Teste-Validation/approbation-Diffusion :

• Test :

• Accord sur la faisabilité des activités/tâches décrites dans le document qualités.
• Services tests plus ou moins concernés.
• Grille de test à remplir.
• Synthèse et éventuelles modifications.

• Validation/approbation :

• Accord sur le contenu des documents qualité par les experts du thème.

• Diffusion :

• Mise à disposition des documents aux professionnelles concernés, voire aux usagers.

Révision - Mise à jour – archivage :

• Révision :

• Lecture et analyse critique des documents afin de réévaluer leur pertinence, à intervalle régulier.
• Modification si nécessaire.

• Mise à jour :

• En cas de modifications techniques, économiques.
• Si nécessaires suite à une révision.

• Archivage :

• Des situation périmés.

1. La gestion documentaire aux HUS.

Actuellement, des systèmes propres aux :

• Documents qualité institutionnels.
• Documents qualité des structures en démarche de qualité/certification ISO.

En cours de structuration :

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