Charte informatique : comment mettre en place une charte informatique dans l'entreprise ?

Charte informatique : comment mettre en place une charte informatique dans l'entreprise ?

La mise en place d’une charte informatique constitue une recommandation de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). En effet, l’établissement d’une charte informatique a pour objet d’établir, de façon générale, les règles d’utilisation par les salariés du système d’information et de communication de l' entreprise, permettant ainsi de gérer, voire d’éviter les contentieux avec les salariés. L’élaboration d’une charte informatique participe donc à une meilleure clarté des règles appliquées au sein de l'entreprise.

C’est pourquoi l’élaboration d’un tel document est de plus en plus répandue. Mais comment met-on en place, d’un point de vue juridique, une charte informatique au sein de l'entreprise ? Quelles sont les clauses à prévoir ? Et comment rendre ce document opposable aux salariés ? Autant de questions qu’il est important de se poser avant d’initier tout projet de réalisation d’une charte informatique.

Contenu général d’une charte informatique

D’un point de vue général, une charte informatique doit contenir les règles d’utilisation par les salariés du système d’information et de communication de l’entreprise ainsi que les sanctions consécutives au non-respect de ces règles.

Par ailleurs, en tant que de besoin, une charte informatique doit également permettre d’informer les salariés sur les procédés de surveillance mis en place par l’employeur et permettant notamment de dissuader les salariés d’utiliser les outils informatiques à des fins répréhensibles.

Il en ira de même de l’information des salariés relativement aux risques d’infractions qui peuvent être commises au moyen des outils informatiques de l'entreprise.

Enfin, l’employeur peut éventuellement, au sein de la charte informatique, s’exonérer, dans une certaine mesure, de la responsabilité qui lui incombe au titre de certaines infractions commises par ses salariés.

Charte informatique : une annexe au contrat de travail ou au règlement intérieur ?

Une charte informatique n’ayant en soi aucune valeur contraignante, il sera préférable de l’annexer soit au contrat de travail du salarié, soit au règlement intérieur de l’entreprise.

Charte informatique annexée au règlement intérieur

Dans l’hypothèse où la charte informatique serait annexée au règlement intérieur, il convient de noter que celle-ci doit alors être soumise aux institutions représentatives du personnel (IRP), lesquelles doivent donner leur avis sur la charte. Mais cet avis ne lie pas l’employeur, l’accord des IRP n’étant pas nécessaire à la validité du règlement intérieur et donc à la validité de la charte informatique.

Par ailleurs, si la charte est annexée au règlement intérieur, celle-ci doit alors être déposée au greffe du conseil de prud'hommes du ressort de l’établissement considéré, et doit être communiquée à l’inspection du travail, laquelle, au contraire des IRP, peut exiger le retrait de certaines dispositions.

La charte informatique ne deviendra exécutoire, pour l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’un mois après l’accomplissement de ces formalités. Il en sera de même à chaque modification de la charte informatique.

En dépit de ces formalités assez lourdes, l’avantage de l’insertion de la charte informatique au sein du règlement intérieur consiste à donner à la charte informatique la valeur d’acte règlementaire. Par conséquent, une charte informatique annexée au règlement intérieur est opposable à tous les salariés, qu’ils aient été embauchés avant ou après l’élaboration de celle-ci, et sans qu’il soit besoin pour l’employeur de leur faire signer ladite charte.

Néanmoins, les salariés doivent en avoir connaissance, si bien qu’il est indispensable pour l’employeur de procéder par voie d'affichage et/ou de faire remettre un exemplaire de la charte à ses employés. A cet effet, l’employeur pourra éventuellement remettre la charte informatique avec le bulletin de paie, afficher la charte informatique au sein de l’entreprise, l’envoyer par courrier électronique à l’ensemble de ses salariés ou encore mettre celle-ci à disposition des salariés sur l’Intranet de l’entreprise s’il en existe un.

Charte informatique annexée au contrat de travail

L’insertion de la charte informatique au sein du contrat de travail, éventuellement par avenant (dans l’hypothèse où la charte informatique serait postérieure au contrat de travail par exemple), est également possible mais induit aussi un certain nombre d’avantages et d’inconvénients.

Ainsi, le contrat de travail étant avant tout un contrat, donc une source négociée, le salarié aura le droit de refuser l’intégration d’une charte informatique en annexe de son contrat de travail, synonyme de nouvelles obligations. L’intégration de la charte informatique au contrat d’un salarié constitue en effet l’adjonction d’un certain nombre d’engagements et donc de nouvelles contraintes pour celui-ci.

Néanmoins, une telle possibilité de refus de la part du salarié est à nuancer, celui-ci se trouvant souvent en situation de dépendance vis-à-vis de son employeur.

Mais il existe un désavantage considérable au choix du contrat de travail comme support de la charte. En effet, les contrats en cours et non modifiés ne seront pas soumis à la charte informatique intégrée aux nouveaux contrats de salariés, seuls ceux-ci et les contrats modifiés par avenant y étant soumis.

Par conséquent, l’inconvénient majeur réside pour l’employeur dans le fait de devoir renégocier tous les contrats en cours, sachant que le salarié pourra, comme précisé ci-dessus, librement refuser la modification de son contrat de travail, le licenciement suite à un tel refus étant considéré comme dépourvu de cause réelle et sérieuse.

En revanche, l’un des avantages non négligeables du choix du contrat de travail comme support de la charte informatique consiste à pouvoir établir des clauses sur mesure pour les salariés assujettis à des obligations de vigilance ou de

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