Rapport de stage.

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[SOMMAIRE]

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Sommaire

Introduction

I- Partie 1 : Description de l’organisation d’un processus

1. Définition du processus étudié
2. Définition des acteurs
3. Objectifs du processus
4. Matériel et logiciels utilisés
5. Description du processus sous forme de texte
6. Description du processus sous forme de schéma (page 7)

II- Partie 2 : Analyse du processus

1) Vérification de la structure du processus

1. Le périmètre du processus est-il clairement défini dans l’entreprise ?
2. Analyse de la cohérence de la structure et analyse des résultats
3. Enchainement des processus et nature des liens entre processus

2) Intégration du processus dans la chaine de valeur

1. Analyse du chiffrage
2. Analyse du système d’information (SI)
3. Repérer les dysfonctionnements

Conclusion et remerciements

ANNEXE 1 – Etape 1 : Pré-saisie vierge

ANNEXE 2 – Etape 1 : Exemple pré-saisie complétée

ANNEXE 3 – Etape 2 et 3 : Saisie vierge

ANNEXE 4 – Etape 2 et 3 : Exemple saisie complétée

ANNEXE 5 – Facture papier

[Introduction]

J’ai effectué un stage de 7 semaines, du 16 mai au 01 juillet 2016 au sein du groupe VALLOIRE HABITAT.

Le groupe a plusieurs sociétés, je travaillais principalement pour Vallogis.

Durant toute ma période, j’ai réalisé plusieurs tâches. J’ai choisi de présenter le processus achats, de la réception au règlement d’une facture, car cela a été pour moi une tâche quotidienne.

Dans un premier temps, je vais donc présenter mon processus sous forme de schéma et texte.

Dans un second temps, je vais analyser ce processus.

Et enfin, je vais conclure et présenter mes remerciements.

I- Partie 1 : Description de l’organisation d’un processus

1. Définition du processus étudié

J’ai choisi de présenter le processus achats, de la réception au règlement de la facture.

1. Définition des acteurs

ESH (Entreprise Sociale pour l'Habitat) composée de plusieurs agences qui gèrent des logements, dans le service Comptabilité Générale.

Il y a la comptable, Claudie RENAULT, la chef comptable, Isabelle REMANGEON, les responsables budgétaires (destinataires), les trésorières, Isabelle DURAND, Marianne SUARD, Valérie PERRETTE et le directeur financier, Willy FREULON.

1. Objectif du processus

Saisir, régler et classer les factures.

1.  Matériel et logiciels utilisés

Logiciel : QUALIAC

Matériel : Tampon date d’arrivée au service (DAFSI), tampon n° de pièce avec le facturier (QFRG), tampon bon à payer avec le nom du destinataire et les informations de saisies (article, service, poste et signature) et tampon règlement avec le mode de paiement, la date, le montant et la signature de la chef comptable.

1.  Description du processus sous forme de texte

Le courrier arrive à l’agence, il est trié dans une pièce par société (il y a plusieurs sociétés dans le même bâtiment) et par service.

Claudie RENAULT, comptable, vérifie que les factures reçues sont bien pour elle (grâce à l’adresse et la désignation, souvent complétée par l’adresse de la société). Après vérification, elle tamponne la date d’arrivée, le tampon n° de pièce et facturier et met le bon à payer avec les initiales du responsable budgétaire concerné (le destinataire), ainsi que la date du jour.

Première étape, pré-saisie de la facture. Je commence par ouvrir le mnémonique YFAKDIR (conteneur de factures), une fenêtre s’ouvre avec trois panneaux de saisies (ANNEXE 1 – Pré-saisie vierge ; ANNEXE 2 – Exemple pré-saisie complétée ; ANNEXE 5 – Facture papier). La pré-saisie de la facture se fait sur le premier panneau.

Tout d’abord, je renseigne la référence (1), il s’agit du numéro de facture et la désignation de l’achat. Ensuite, je renseigne le numéro du fournisseur (2) – si je ne le connais pas, je le cherche avec la molette à droite (2bis). Je renseigne l’onglet dates (3) avec la date de saisie de la facture (qui est la même que la date comptable) ainsi que la date de réception. J’inscris le montant TTC (4) et je note les initiales du responsable budgétaire (5). Enfin, je valide et le numéro de la facture apparaît (6), je le note sur la facture papier dans le tampon n° de pièce et facturier (QFRG).

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