Fiche mission 2 - Dématérialisation de documents

BTS SAM – Session 2022

EPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS  

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION 

Nom et prénom du candidat : 

 Denizet Pauline 

Numéro du candidat 

Fiche descriptive numéro : 

2

Compétence visée : 

 Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité 

Intitulé de la mission :  

 Dématérialisation de documents RH

Nom de l’organisation : 

 Sandvik Holding France

Durée et date de réalisation : 

 Mission ponctuelle (4 semaines)

Contexte international  

​​☐Oui                ​☒​ Non 

Descriptif de la mission 

Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de l’entreprise Sandvik Holding France. Sandvik se situe dans le domaine de l’excavation de mines et des roches, du traitement des roches, de la coupe des métaux et de la technologie des matériaux, fournissant des produits et des solutions optimisés basés sur la numérisation, l'innovation et l'ingénierie durable.

Le groupe Sandvik est basé en Suède à Stockholm mais possède aussi des succursales dans le monde. En effet on peut retrouver Sandvik aux Etats Unis, en Chine, en Afrique du Sud, en Australie, en Allemagne, en Espagne, en Italie et en France. D’ailleurs le siège social de France se trouve à Orléans.

Sandvik France possède des divisions comme Sandvik Holding France (Service RH, Comptabilité et Administration) et Sandvik Tooling France qui possède deux entités : Division Coromant (Service Marketing) et Division Coromant Production (Service design). Sandvik possède aussi des entreprises comme Seco Tools, Gunther Tools et Walter Tools en Alsace.

Un déménagement du siège d’Orléans est prévu pour 2024 pour s’installer à Saran. Pour éviter de transporter des documents inutiles, ils souhaitent dématérialiser une bonne partie de leurs documents papiers, les dossiers du personnel et trier les archives. En effet, il n’y aura pas de box pour stocker les archives.

La mission présentée a été réalisée pour Sandvik Holding France au sein du service Ressources Humaines durant laquelle s’est déroulé mon stage de 7 semaines de première année de formation. Celle-ci emploie 38 personnes. […] (du service Ressources Humaines, Comptabilité et Administration.)

Le service Ressources Humaines est composé de Soraya Thierry, la Responsable Ressources Humaines de Sandvik Holding France qui est responsable de 3 Gestionnaires de Paie : Gilberte, Sabrina et Olivier, d’Amandine Berthelin, la chargé des Ressources Humaines et ma tutrice, de Virginie Galvez, la Responsable Ressources Humaines de Sandvik Tooling France, et Carole la (Carole).

Le mode de collaboration est basé sur la coopération dans cette entité, chacun participe à la réalisation des missions en fonction de ses compétences.

Amadine Berthelin, joue un rôle d’assistante auprès de Soraya Thierry, la Responsable Ressources Humaines de Sandvik Holding France. C’est-à-dire qu’elle s’occupe de faire le pointage des salariés présents et absents dans l’entreprise tous les jours. Elle publie toutes les nouvelles offres d’emploi de toutes les entreprises de Sandvik en France sur l’intranet de l’entreprise et sur des sites externes comme Workday. Elle a la responsabilité de trouver des formations qui correspondent aux salariés qui souhaitent se former et elle gère les demandes de médailles du travail.

Pendant mon stage, j’ai repris la responsabilité des formations et des médailles du travail mais ma principale mission était de traiter et digitaliser les dossiers du personnel pour ensuite les enregistrer et les ranger dans la base de données HR Library.

Cette base de données concerne toutes les entités de Sandvik France. Ils étaient composés de petits dossiers contenant le contrat de travail, des avenants au contrat s’il y en a, la Déclaration Préalable à l’Embauche, d’éventuels entretiens professionnels, une fiche de fonction, des attestation de suivi médical, etc.

Une démarche préparatoire a été menée pour recenser précisément les besoins : 

• Amandine Berthelin m’a donné une liste de tous les documents que devait contenir un dossier du personnel en papier et en numérique.
• En amont, j’ai remis en ordre la base de données HR Library puisqu’avant mon arrivée, les documents étaient tous mélangés et on s’y perdait pour retrouver un document précis.
• Certains salariés exercent un travail chez Sandvik depuis plus de 40 ans, j’ai pu découvrir des documents datant d’avant les années 2000. J’ai donc dû identifier s’il y a avait des documents qui dataient et effectuer une recherche sur la durée de conservation des documents, et j’ai également demandé à Amandine Berthelin si c’était utile de les garder.

Afin de remettre en ordre la Base De Données de Sandvik, j’ai suivi la méthodologie suivante : pour chaque dossier du personnel numérique, devait contenir :

• Un dossier Contrat et avenant avec le ou les contrats de travail, des avenants au contrat s’il y en a, la Déclaration Préalable à l’Embauche (cerfa n°14738*01), les attestations employeurs, les demandes et acceptation de congé maternité et parental,
• Un dossier Rémunération avec des éventuels prime exceptionnelles, des révisions de salaire par années,
• Un dossier Santé avec toutes les attestations de suivi médical lors des visites médicales, des fiches d’aptitudes médicales, des déclarations d’accident de travail ou de trajet s’il y en a (cerfa n°14463*03)
• Un dossier Management Performance Bonus avec un bilan du parcours professionnel, des éventuels entretien professionnel, des entretiens d’évaluations professionnelles, une fiche de fonction qui détaille le poste
• Un dossier Formation avec des formations internes et externes (antérieures à l’embauche du salarié)
• Un dossier Divers avec le CV du salarié, les éventuelles médailles d’honneur du travail que le salarié aurait demandé, les fiches de renseignements du salarié, les renoncements aux congés de fractionnement,

Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyens et de ressources : un ordinateur fixe et un portable (pour le télétravail) connecté à Internet ; une imprimante-scanner pour pourvoir numériser les documents ; une armoire qui contenait les dossiers à numériser ; un accès à la HR Library, la base de données du service Ressources Humaines France.

Amandine Berthelin est intervenue plusieurs fois au cours de ma mission pour valider certaines étapes et elle a d’ailleurs joué un rôle de guide à mes côtés. Elle m’a aiguillé sur certains points pour réaliser à bien ma mission. Par exemple, dans certains cas, des documents datant d’avant les années 2000, n’avaient pas besoin d’être numérisé.

J’ai également pris appui sur les consignes et des conseils d’Amadine Berthelin. Enfin, j’ai pu compter sur Soraya Thierry puisque c’est elle qui m’a donné accès aux documents à numériser.

Afin d’assurer ma mission, j’ai suivi la méthodologie suivante :

J’allais chercher les dossiers un par un pour ne pas les mélanger. Ensuite je traitais chaque dossier en 30 minutes, le temps de numériser et d’enregistrer tous les documents un par un dans la base de données.

J’ai ensuite mené ou pris part aux activités suivantes : 

• L’élaboration d’une arborescence de la HR Library,

• La création d’un tableau Excel pour permettre à mes collègues de comprendre ce qu’il y a dans la HR Library,
• La réalisation de la dématérialisation des 113 dossiers des entreprises Sandvik Holding France et les deux entités de Sandvik Tooling France,
• L’enregistrement et classification dans la base de données du service RH.

J’ai dû faire face à plusieurs contraintes : tout d’abord, au niveau temporel, ma mission a duré 3 semaines. Ensuite, des documents avaient déjà été enregistré dans la HR Library donc je devais identifier les documents identiques avant de numériser les autres documents. Puis, en termes de qualité rendue, je devais également créer et organiser des dossiers pour que les documents ne soient pas tous mélanger. 

Au niveau des résultats obtenus, j’ai donc trié et rangé les documents numérisés dans les dossiers de la HR Library et organisé la base de données pour que l’on s’y retrouve.

Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j’étais responsable de son bon déroulement. 

Je n’avais aucune contrainte sur la forme du document à créer. 

Plusieurs éléments d’analyse me semblent à retenir dans le cadre de cette mission. 

D’abord, celle-ci a été source d’implication et d’aide pour le service RH puisque le déménagement approche et cette tâche a été réalisé sur un court terme.

Ensuite, en termes d’organisation du travail, j’ai veillé à conduire cette mission avec la plus grande autonomie possible tout en sollicitant l’aide d’Amandine Berthelin lorsque j’en avais besoin.