Les logiciels

SYSTEME D’INFORMATION

A. Les logiciels utilisés

 EBP est notre logiciel de comptabilité.

 La plate forme WEB ERCT ONLINE qui permet de scanner les Titres Restaurants

 Les logiciels pour le traitement texte et la réalisation des différents tableaux sont Microsoft World et Excel.

B. Les méthodes de classement

Une méthode de classement a été mise en place. Elle permet de distinguer les factures payées, non payées, les banques, les contrats, les notes de frais.

 Les factures payées sont rangées dans un classeur Bleu

 Les factures non payées sont rangées dans un classeur Rouge

 Les banques : tous les documents concernant les banques sont rangés dans

des classeurs bleu ciel

 Les contrats Téléphonies, Assurances et Location sont rangés dans un classeur Blanc

 Les Notes de frais sont classées dans un classeur Vert.

C. Communication interne

Chaque employé peut aisément communiquer grâce à un standard téléphonique et à Microsoft Outlook.

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LES TACHES EFFECTUEES

1. Les frais généraux

Les frais généraux représentent un travail journalier et important de la Société. Les saisies des factures fournisseurs, leur règlement et les relances des factures doivent être fait en priorité.

A. Saisie des factures

Chaque jour de nombreuses factures arrivent, mon rôle est alors de les trier et de les attribuer au service concerné.

Chaque service doit vérifier et valider ses factures. Cette étape est nécessaire pour s'assurer que la facture corresponde bien à la commande effectuée. Une fois les validations effectuées, elles sont remises au service comptable et ensuite je dois les saisir sur notre logiciel de comptabilité. Ce travail doit être effectué de la manière la plus consciencieuse possible et il faut bien prendre soin d'affecter chaque facture au compte correspondant.

B. Les relances

Je traite également les relances des clients envoyées par mail et par courrier.

Pour une relance d'un client, je présente les factures concernées et l'extrait de compte du fournisseur à Monsieur HEYMANN qui émettra son avis sur la suite à donner.

C. Les règlements

Je procède également aux règlements qui s'effectuent principalement par VIREMENT. Je dois toujours faire une photocopie de tout règlement envoyé aux fournisseurs afin d'avoir une traçabilité en cas de problèmes ou de réclamations des fournisseurs.

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