Réalisation d’un publipostage avec le logiciel Excel

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2014 - 2016

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 2

Nom et prénom du candidat : Chanserelle Claire

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription  

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation :

Réalisation d’un publipostage avec le logiciel Excel

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen) :

Recueillir des conditions de travail

Catégorie de situation (cocher la case correspondante)

Collaboration avec le manager

Contexte international : accueil et information

Contexte international : négociation ou médiation

Autre situation

X

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom :

CROUS de Besançon

Adresse : 7 Rue Pierre Laplace BP 31225 25004 Besançon Cedex

Activité :

Chargé de l’aide sociale, de l’accueil des étudiants internationaux, du logement pour étudiants, de la restauration universitaire et de la vie  culturelle étudiante

Département ou service :

Pôle hébergement – Cité Colette

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Le CROUS de Besançon qui a ouvert son premier bâtiment en 1955, est un établissement public qui est chargé de l’aide sociale, de l’accueil des étudiants internationaux, du logement pour étudiants, de la restauration universitaire et de la vie culturelle étudiante. Aujourd’hui, au CROUS de Besançon l’effectif est de 285 personnes. Son budget est de 27 millions d’euros. Le pôle hébergement compte deux statuts de personnel (les administratifs qui sont fonctionnaires d’Etat. Les agents d’accueil, les veilleurs de nuit, les agents de service et les agents d’entretien qui sont contractuels de droit public.

Le style de management du manager est consultatif, car il va recueillir les avis des salariés mais la décision finale lui revient.

Au pôle hébergement, j’ai été affectée au service administratif où travaillent six personnes (Mon responsable monsieur Cottet, Madame Laroche, Madame Vorms, Madame Guy, Madame Michalet ainsi que Madame Houam).^[a]

L’objectif de la situation de communication ??? est d’envoyer un courrier à chaque étudiant (favorable, favorable pour déménagement et défavorable pour dette).

Mon travail était donc de réaliser un publipostage avec Excel (j’ai créé la base de données moi-même avec Excel).^[b]

Contexte organisationnel :

Dans les bureaux du CROUS, nous travaillons sur poste informatique avec Heberg, un logiciel de base de données où chaque étudiant logeant  au CROUS est répertorié. Chaque membre du personnel a un poste avec un identifiant, un mot de passe, une adresse email interne ainsi qu’un numéro de téléphone personnel.

Pour réaliser le publipostage j’ai vérifié les étudiants qui partaient au 30 mai, ceux au 30 juin et ceux qui partaient au 31 août, ensuite j’ai vérifié leur situation comptable et enfin je les ai insérés dans un tableau, puis j’ai fait le publipostage.