Formation Excel

Formation / tutorial / cours EXCEL première partie

1.1. L'écran Microsoft Excel

EXCEL est un tableur. Sa principale utilisation est le calcul automatique de formules.

Excel peut être vu comme une feuille de calcul. Les colonnes sont référencées par des lettres, les lignes par des chiffres. La référence d'une cellule est reprise avec la combinaison de la colonne suivie de la ligne. La référence de la cellule en haut à droite (à l'intersection de la colonne A et de la ligne 1) est donc A1. Celle à l'intersection de la ligne 8 et de la colonne D se nomme D8. Les majuscules - minuscules n'ont aucune importance.

Pour sélectionner une cellule, il suffit de se trouver dans la cellule. Pour sélectionner une colonne, cliquez sur la référence de la colonne (A par exemple). Pour sélectionner plusieurs colonnes, cliquez sur une référence colonne et poursuivez en maintenant la touche gauche de la souris enfoncée. C'est de même pour les lignes. Pour sélectionner un groupe de cellule, maintenez la touche gauche de la souris enfoncée et bougez la souris (quelque soit le sens).

A retenir: les cellules Excel sont référencées par leur numéro de colonne suivi de leur numéro de ligne

Un petit truc, pour sélectionner des ensembles de cellules non adjacentes, maintenez la touche <CTRL> du clavier enfoncée lorsque vous sélectionnez la zone suivante.

Pour élargir (ou rétrécir) un colonne ou une ligne, pointez entre les références de colonnes dont vous désirez modifier la taille. Il n'est pas possible comme dans Word de modifier la taille d'une seule cellule.

1.2. Entrée des données, formules de base

Commençons tout de suite par un petit calcul.

Positionnez votre curseur sur la cellule A1 et tapez un nombre (ici le chiffre 45). Faites de même dans la cellule A2. Remarquez que le chiffre se met à deux place: dans la cellule et dans la barre de formule d'Excel.

Nous souhaitons faire la somme de ces cellules et obtenir le résultat dans la cellule A3. Dans un cas général, nous utiliserions le calcul mental pour taper dans la cellule le chiffre 99. Microsoft Excel va nous faciliter la vie puisque non seulement, il va faire le calcul mais va tenir également compte des modifications dans les 2 cellules pour afficher le résultat correct.

Pour signaler à EXCEL que le contenu de la cellule est un calcul à exécuter, le contenu de la cellule doit commencer par = (+ est également accepté). Tapons dans A3 =A1+A2 (les références des cellules que nous souhaitons additionner). Lorsque nous acceptons la formule (par la touche <Entrée>), le résultat de l'addition apparaît automatiquement dans la cellule A3

En repassant sur cette cellule, le résultat apparaît dans la cellule, tandis que la formule est affichée dans la barre de formule. Pour modifier la formule, il vous faut donc repasser dans la barre de formule. Un petit truc, si vous appuyez sur la touche <F2>, vous pouvez directement modifier le contenu de la formule dans la cellule.

Si vous modifiez le contenu de la cellule A1 ou A2, le résultat est directement affiché dans la cellule A3.

A retenir: les calculs commencent toujours par =, il ne faut pas d'espaces entre les chiffres, références de cellules. La référence de cellule peut être tapée en minuscule ou majuscule

Si nous souhaitons le montant TVA comprise dans la cellule A4 (ou ailleurs), tapons la formule =A3*1,21 et Excel reprend le résultat, même si nous changeons la valeur en A1 ou en A2. Pour rappel, le taux de TVA en Belgique est de 21 % sur la majorité des produits.

Comme vous le voyez, vous pouvez mélanger des références de cellules et des chiffres sans problèmes. Ceci est valable pour les 4 opérations

• + pour l'addition

• - pour la soustraction

• * pour la multiplication (la lettre X n'est pas reconnue)

• / pour la division.

Ce sont les 4 sigles du pavé numérique. Attention néanmoins aux parenthèses.

Le calcul 5+6*5 nous donnerait comme résultat 5+6=11 * 5= 55. Malheureusement, les règles de l'école primaire sont toujours d'application. Pour l'ordinateur, la multiplication et la division sont prioritaires. Le calcul ci-dessus donnera 6*5=30 + 5 = 35. En utilisant les parenthèses =(5+6)*5 le résultat sera effectivement 55.

A retenir: EXCEL ne fait des calculs que sur des cellules contenant uniquement des chiffres. Le calcul 5 * "5 PC" donnera un message d'erreur, le contenu 5 PC est vu par EXCEL comme du texte.

1.3. Recopier des cellules dans EXCEL.

1. Dans la cellule B2, tapons le chiffre 45 et positionnons notre souris juste dans le coin droit de la cellule, le curseur devient un +. En maintenant la souris enfoncée, déplaçons le curseur vers la droite. Le chiffre est automatiquement recopié dans les cellules adjacentes, de même pour un texte (YBET en C2 et déplacement vers la gauche). Le sens de déplacement n'a pas d'importances.

3. Dans la cellule B8, tapons LUN, en recopiant les cellules, EXCEL recopie automatiquement les abréviations des jours de la semaine, de même pour le jour en toute lettre, abréviation du mois et mois complet.

7. En I5 (par exemple), tapons maintenant une date et recopions la cellule, les dates se suivent automatiquement, tenant compte des mois et même des années.

Nous souhaiterions faire une suite de nombre (1 2 3, ...). Par le point 1, nous savons que sélectionner un nombre et le recopier ne fait que remplir les cellules avec le même nombre. Pour faire cette suite, nous devons d'abord signaler au tableur que nous voulons effectivement cette progression arithmétique. Sélectionnons la cellule contenant le chiffre 1 et la cellule adjacente contenant le chiffre 2 et seulement ensuite, recopions les cellules. Excel va automatiquement créer la suite de nombre.

Ceci marche également avec les formules de calculs (avec des modifications) comme nous le verrons dans l'exercice ci-dessous et au chapitre suivant

A retenir: le coin droit en bas d'une cellule permet de recopier son contenu

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