Pourquoi passer par une agence événementielle plutôt que d'organiser soi-même son événement ?

Pourquoi passer par une agence évenementielle plutôt que d'organiser soi-même son évènement

Quand on cherche à savoir pourquoi utiliser une agence événementielle pour organiser un événement, la réponse est différente en fonction de la typologie du client.

De prime abord, on pourrait croire que ce sont les entreprises qui organisent de nombreux ou d’importants événements qui ont le plus besoin d’une agence événementielle. En effet, une PME qui organise un seul événement peut s’y consacrer pleinement et le réussir toute seule. Et bien, pas forcément !

Les Grands Comptes ou les entreprises qui organisent de nombreux événements ont simplement déjà intégrer dans leur réflexion l’intérêt (équation coût / bénéfices) de faire appelle à des agences événementielles.

Si les grands comptes s’adressent à des agences, alors qu’elles ont souvent en interne des responsables événementiels, ce n’est pas par fainéantise ou parce qu’elles disposent de budgets conséquents. C’est parce qu’elles savent que l’agence événementielle va leur permettre de maîtriser leur budget, tenir les délais et réussir leur événement.

L’organisation d’un événement est toujours un moment clé : Lancement d’un nouveau produit, rencontre des clients / prospects / réseau, inauguration du nouveau siège ou d’une nouvelle usine, anniversaire de la marque, etc.

Cet événement s’articule toujours autour d’un message fort pour l’entreprise : Vers les prospects et clients, les actionnaires et marchés financiers ou vers les collaborateurs.

C’est à ce moment là que l’agence événementielle rentre en jeu. Notre premier travail est d’écouter le client qui exprime ses besoins et de le conseiller. L’agence doit comprendre les besoins exprimés ou induits.

L’interlocuteur au sein de l’agence (Directeur Conseil, Directeur de Clientèle, Chef de Projet, etc.) doit d’abord être psychologue. En effet, nous devons cerner la ou les personne(s) qui gèrent l’événement : Qu’est ce que le patron leur a demandé (objectifs, visibilité, égo, etc.), ce que ces interlocuteurs veulent (reconnaissance professionnel, se démarquer par rapport à un collègue, marquer des points pour leur évaluation annuelle, etc.), leur marge de manœuvre par rapport aux événements précédents et une connaissance des événements organisés par leurs concurrents.

Ces aspects « psychologiques et environnementaux » importants à la réussite de l’événement et à la satisfaction du client ne sont compris, évalués et intégrés que par un professionnel averti.

De l’expression des besoins à la formalisation des objectifs : le cahier des charges.

Le cahier des charges est la clé de voûte d’un événement réussit. Il permet au client de passer de l’idée à la réalité.

L’exemple type est celui de l’assistante de direction à qui son patron demande d’organiser un événement pour le lancement d’un nouveau produit.

Cette demande semble claire : L’objectif est le lancement de produit. La cible est composée des clients et des prospects.

C’est là qu’il faut commencer à faire des choix et des arbitrages qui seront formalisés dans le cahier des charges. Par exemple :

- Création de supports marketing spécifiques pour le nouveau produit (Fiche produit, brochure de présentation, affiches, etc.),

- Création des outils événementiels spécifiques : invitation papier et e-mailing, mini site Internet, signatures d’emails, etc.

- Affiner la cible. En effet, le nombre et la situation géographique des participants à une très grande incidence sur le type d’événement (Une salle au sein de l’entreprise, un lieu loué, un Tour de France dans plusieurs villes, etc.)

- Trouver la cible. Si l’on connait ses clients, on ne connaît pas forcement ses prospects. Faut-il inviter les prospects « suivis » par les commerciaux ou profiter de l’événement pour inviter des « profils de prospects » ? Cela demandera toujours l’implication des commerciaux de l’entreprise (sélection des contacts, vérification des coordonnées, relance d’invitation, etc.) mais aussi l’achat ou la location de bases de données (entreprise spécialisée, CCI, etc.) afin de renouveler et de dynamiser la base de prospection. Mais qui va s’occuper de ces nouveaux prospects ?

Chacun défendant « son » pré-carré, l’assistante veut organiser seule l’événement afin de prouver à son patron qu’elle est à la hauteur de la mission confiée. Les commerciaux ne sont pas impliqués et ne fournissent pas les données. Où l’assistante récupère les données mais celles-ci ne sont pas à jour ou les contacts ne sont pas relancés par les commerciaux, etc. Au final : Plus de 20% d’invitations ont été adressées à des fausses adresses et les commerciaux ont étés informés par leurs clients de l’invitation au lancement de produit. Un fiasco complet !

Le cahier des charges permet de clarifier tous ces éléments. L’agence événementielle a l’expérience et les réflexes que vous n’avez pas. L’accompagnement et le conseil vous permettent de gager du temps, de réfléchir à chaque aspect,

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