L’archivage et ses outils de gestion

Sommaire

Sommaire 1

Introduction générale 2

PARTIE I : PRESENTATION ET EVALUATON DE LA SITUATION DES ARCHIVES DE L’ENAM 8

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENAM 9

Section I : Aperçu historique de l’ENAM 9

Section II : Les missions et buts de l’ENAM 14

CHAPITRE II : ETAT ACTUEL DE LA GESTION DES ARCHIVES DE L’ENAM 18

SECTION I : La présentation des résultats 18

Section II : Analyse-interprétation des résultats et importance de la conservation des archives scolaires 24

PARTIE II : SUGGESTIONS POUR UN SYSTEME D’ARCHIVAGE EFFICIENT 28

CHAPITRE I : LES FACTEURS DE REUSSITE ET OBJECTIFS 29

Section I : Les ressources humaines et matérielles 29

Section II : Les objectifs 34

CHAPITRE II : LES OUTILS DE GESTION ET LES INSTRUMENTS DE RECHERCHE DES ARCHIVES 39

Section I : L’archivage et ses outils de gestion 39

Section II : Les instruments de recherche et logiciels des archives 46

Conclusion générale 50

Introduction générale

Les sujets liés à la conservation de la mémoire sont de plus en plus importants dans notre société. Aujourd’hui, aucun organisme qu’il soit public ou privé ne peut se développer sans avoir recours à sa mémoire. Cette mémoire, si importante est représentée par les archives. Les archives sont les fruits de l’activité humaine au sein d’un organisme. La base d’une gestion responsable suppose que l’activité soit documentée de manière efficace. L’absence des archives dans un organisme affecte la transparence dans la gestion des affaires.

L’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature (ENAM), Etablissement Public à caractère Administratif (EPE), créée en 1959 est un organisme qui a une mission de service public bien définie : il s’agit de former des cadres opérant dans l’administration. A cet effet, des documents sont produits et gérés chaque jour par les différents services de l’école. On note entre autres, les dossiers des élèves depuis leur accession à l’école jusqu’à leur sortie, les dossiers administratifs et du personnel. L’ENAM possède une bibliothèque où l’on trouve une collection d’ouvrages destinés aux enseignants et aux élèves.

Face à cette inflation documentaire sans cesse grandissante, des stratégies doivent être prises pour leur sauvegarde. Dans cette lutte pour la sauvegarde de la mémoire, l’ENAM ne doit pas être en reste. Une réflexion doit être menée sur l’état des lieux de sa masse documentaire afin de déceler les difficultés rencontrées et d’y apporter des solutions. C’est cette raison qui a conduit le choix de la présente étude qui a pour thème : Projet de mise en place d’un système d’archivage au sein de l’ENAM.

A travers ce thème, nous voulons montrer l’importance des archives de l’ENAM tant pour l’administration que pour la société. Puisqu’elles sont importantes, elles ne doivent plus être vues sous l’angle de « vieux papiers », mais comme des documents montrant la preuve de traçabilité de toute action humaine. C’est pourquoi, les archives doivent être conservées et valorisées au profit des utilisateurs d’où le système d’archivage qui représente l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour stocker et conserver à moyen ou à long terme des informations dans le but de les exploiter . Le concept « projet » regroupe l’ensemble des activités et actions à entreprendre dans le but de répondre aux besoins définis dans la limite des moyens disponibles. Et, selon CHABIN Anne-Marie, le projet d’archivage est « l’ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents engageants soient sous contrôle, c'est-à-dire identifiés, sécurisés, conservés, accessibles, gérés tout au long de leur cycle de vie et détruits ou transférés aux archives historiques à échéance de leur durée de conservation » .

Notre étude est motivée par les raisons suivantes : d’abord, nous entendons attirer l’attention des autorités de l’ENAM sur l’importance des archives scolaires et la nécessité de les sauvegarder. Ensuite, par notre choix nous avons l’ambition d’apporter des suggestions et recommandations pour une bonne organisation des archives.

L’objectif général de notre étude est de faire une évaluation des archives pour la mise en place d’un système d’archivage performant au sein de l’ENAM, cinquante quatre (54) ans après sa création. Comme objectifs spécifiques, il s’agit plus précisément de :

- faire un diagnostic des difficultés de conservation des archives ;

- trouver la stratégie de mise en place du système d’archivage ;

- analyser la fonctionnalité du service des archives ;

- formuler des propositions de solutions pour une bonne gestion des archives.

A partir de ces objectifs, des réponses aux questions suivantes doivent être trouvées:

- de quoi se composent les archives de l’ENAM ?

- quels types de difficultés rencontre-t-on pour leur gestion ?

- quel intérêt l’ENAM a-t-elle à conserver ses archives ?

- le personnel administratif de l’ENAM n’éprouve t-il pas souvent des difficultés dans la recherche de leurs archives ?

- n’est-il pas nécessaire de mettre en place un système d’archivage au sein de l’ENAM ?

- quels solutions et moyens faut-il alors disposer pour l’accomplissement du projet d’archivage ?

En somme, toutes ces interrogations suscitées nous permettent de formuler l’hypothèse principale qui est que les archives de l’ENAM sont confrontées à des difficultés liées à la mauvaise gestion. Cette hypothèse principale fait

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