Gestion de projet - organisation d'un salon étudiant

Introduction : le contexte du projet

Shake’n est une société (PME) dont l’activité est la vente et la fabrication de produits cosmétiques formulés à base d’extraits de plantes.

Son crédo : prôner la beauté bio en alliant des vertus naturelles afin d’apaiser, stimuler, tonifier, nourrir et participer à la prévention du vieillissement.

La société est basée au 15, Rue Victor Hugo à Toulouse et a été créée il y a 15 ans, elle compte aujourd’hui 45 salariés et ses produits sont distribués d’une part, dans des chaînes de magasins spécialisés (COSMOS) mais aussi sur le site internet Shake’n.

Les valeurs Shake’n : pour le PDG de Shake’n, l’entreprise est avant tout une histoire d’hommes et femmes, il privilégie donc les relations durables avec ses employés afin de partager la même aventure et le même goût du challenge.

L’entreprise profite d’une labélisation « bio cosmétiques » garantissant aux consommateurs au minimum 95 % d’ingrédients naturels ou d’origine naturels, issus de l’agriculture biologiques (minimum 10% du total des ingrédients et 95% certifiables) avec maximum 5% de produits de synthèse.

Dans le cadre du développement de sa gamme de soins, Shake’n souhaite lancer « Age De’fi », un soin anti-âge. La nouvelle gamme de soin sera composée d’une crème lissante restructurante (50ml) qui est destinée à lutter contre l’apparition des signes de l’âge, un sérum jeunesse (20ml) composée de sorte à redonner de l’élasticité, de la fermeté et du tonus à la peau et enfin d’un exfoliant visage resplendissant (20ML) prévu pour nettoyer la peau en profondeur et lui rendre un aspect soyeux.

Les composants des produits de la nouvelle gamme « Age De’fi » :

• La crème lissante restructurante et le sérum jeune :

o Extrait de camomille biologique, huile d’argan biologique et vitamines E

• L’exfoliant visage resplendissant :

o Extrait de camomille biologique, vitamines E et beurre de karité

Pour le lancement de cette nouvelle gamme, l’équipe projet a décidé de lancer une campagne publicitaire qui sera composée de deux axes principaux, d’une part, la réalisation d’une campagne de street marketing et d’autre part, la réalisation de la publicité sur lieu de vente (PLV) dans les magasins cosmos de Toulouse, Montpellier et Béziers.

Ce projet devra être conduit de la façon suivante (préparation et bilan inclus) :

• Date lancement : 24 juillet

• Date clôture : 24 septembre

La problématique :

Nous avons précédemment annoncé le périmètre du projet que l’équipe va devoir mener. On se demandera donc comment mettre en œuvre une campagne publicitaire afin de faire découvrir la marque, ses bienfaits et permettre d’augmenter le chiffre d’affaires par point de vente ?

L’ANNONCE DU PLAN

Afin de répondre au mieux à la problématique, nous verrons dans un premier temps, les éléments nécessaires à la préparation du projet à travers la définition des outils de gestion de projet, l’identification des acteurs et leurs rôles, ainsi que la communication prévue au sein de projet et enfin la planification et la budgétisation du projet. Dans un second temps, nous nous intéresserons à la réalisation du projet c’est-à-dire à l’axe opération de street marketing et à celui de la publicité sur lieu de vente (PLV). Pour conclure, nous dresserons le bilan des résultats obtenus grâce au projet et un retour d’expérience de l’équipe projet.

La PRÉPARATION DU PROJET : L’AVANT-PROJET

A. Définition des outils de gestion de projet

Tout d’abord, afin de bien cerner le projet, nous avons entrepris la rédaction d’une note de cadrage propre au projet.

Cette note de cadrage a pour but de rappeler le contexte, les acteurs, les objectifs, les documents destinés à l’équipe projet (la composition de la labellisation BIO Cosmétiques, le compte-rendu de la réunion de campagne publicitaire, les éléments nécessaires au calcul des coût de l’opération, les quantité vendues et les éléments constituants du tableau de bord des ventes), les grands jalons de celui-ci, les livrables attendus au sein du projet (comprenant ceux propre à la gestion du projet et ceux de la réalisation de ce dernier), le macro-planning qui apportera de la visibilité sur la totalité du projet (diagramme de Gantt et tableau des tâches), les risques qu’il comporte (grille d’analyse des risques), les fonds nécessaires à sa réalisation (budget prévisionnel et tableau de bord des ventes) et enfin la communication qu’il comportera.

À l’issu de la note de cadrage nous avions donc les grandes lignes des besoins en outils de pilotage de projet et de ceux servant pour la réalisation du projet.

Afin de conclure cette partie rappelons de façon succincte, les réalisations attendues lors de la préparation du projet de lancement de la nouvelle gamme anti-âge « Age De’fi » :

• Tableau des tâches pour la réalisation du projet

• Diagramme de Gantt

• Grille d’analyse des risques du projet

• Budget prévisionnel

• Tableau de bord des ventes

• Éléments de communication du projet

B. Identification des acteurs, leurs rôles et la communication du projet

Dans le cadre du développement de sa gamme de soins, Shake’n « Age De’fi », il important de définir les différents acteurs qui prendront part à ce projet et leur rôles.

L’équipe

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