Fiche U41: gestion des relatoins avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : LE COAT Mathilde

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion : Commande de fournitures

☑ Réalisée

□Observée

Fiche de la situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : CREDIPAR

Secteur d’activité : Services financiers, hors assurance et caisses de retraite

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.2.1.1. Etude des demandes d’achat

T.2.2.2 Passation et suivi des commandes

Date de réalisation : Novembre 2016

Durée de la réalisation : 2 jours

          ❖  Contexte de réalisation

•  Cadre général

CREDIPAR est la filiale française de la banque PSA Finance et Santander, et est étroitement associée à la politique commerciale des marques Peugeot, Citroën et DS. CREDIPAR accompagne leur développement en proposant une gamme complète de financement et de location destinée aux particuliers, aux entreprises et aux points de vente.

Cette entreprise est composée de plusieurs départements dont celui de la Direction Recouvrement (DREC).

Ce département est chargé du recouvrement, amiable ou contentieux, des impayés des particuliers, points de vente et/ou professionnels.

Je suis gestionnaire et je suis affectée au service SCC, suivis des grands comptes clients. Je suis chargée de tâches administratives.

Chaque mois les différents services de la DREC passent leurs commandes de fournitures. Pour cela, chaque service dispose d’un fichier Excel se trouvant sur le serveur qu’il doit remplir et transmettre à l’assistante de direction avant le délai imposé.

Lors de la commande de fournitures d’octobre pour le mois de novembre, j’ai été chargée de passer la commande pour le SCC (Suivi des comptes clients) et le VO (Véhicule d’occasion).

• Acteurs qui interviennent dans l’activité

• Le gestionnaire du compte : Mathilde LE COAT assistante de gestion (moi)
• L’assistante de direction : afin de m’expliquer la marche à suivre
• Le fournisseur : LYRECO

• Contraintes

• Financière : Notre service bénéficie d’un budget de 100 euros qui ne doit pas être dépassé au cour du mois.

• Ressources

• Les ressources utilisées étaient la commande de fourniture du mois dernier et celle de ce mois-ci à remplir, et humaine, avec l’aide de l’assistante de direction.

   ❖ Objectifs : 

Financier : Je devais respecter le budget imposé

Qualitatif : Exigence de la qualité et la fiabilité des produits commandés

Qualitatif : Conserver de bonnes relations commerciales avec les fournisseurs et afficher une bonne image de la société.

         ❖ Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels):

Activité

•Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

T.2.1.1 Etude des demandes d’achat

• Je prends connaissance du fichier de commande de fourniture remplie par mes collaborateurs afin de connaître leurs besoins.
• J’étudie ensuite la nécessité des fournitures demandées et fais valider par le responsable de service les demandes.
• Je distribue à mes collaborateurs les fournitures déjà en stock afin de ne pas avoir de stock trop important et de ne pas faire de doublon de commande.
• Ensuite je comptabilise le nombre d’articles à commander par référence.

T.2.2.2 Passation et suivi des commandes

•  Pour effectuer la commande, nous nous sommes rendus sur le site de notre fournisseur LYRECO.
•  Une fois l’ensemble des articles enregistrés dans le panier, nous avons procédé à la vérification de notre commande pour être certain de rien avoir oublié.
•  Dès que la commande est arrivée, nous avons à l’aide du bon de commande vérifié si tous les articles avaient bien été livrés.

Productions réalisées en entreprise :

Tableau de commande de fournitures EXCEL

Tableau de suivi des commandes

Tableau de gestion prévisionnel des fournitures

Bon de commande

Productions réalisées sur PGI(Cegid) dans le centre de formation ou l’établissement :

Commande, préparation de réception, réception, facture.

Problèmes rencontrés :

L’importance des choix proposés par les fournisseurs. Les critères et la fiabilité des produits sont importants.

Solutions apportées :

Utilisation de tableau Excel facile et rapide à créer.

Bilan

Apports pour la PME :

Nous avons pu renouveler le stock de fournitures nécessaire au fonctionnement du service en conservant de bonnes relations avec notre fournisseur tout en évitant les doublons de commandes afin de faire un achat cohérent avec le budget imposé.

Bilan personnel :

Permis de savoir subvenir aux besoins matériels de tous les collaborateurs en un budget maximum.

 La commande a été efficace car aucunes fournitures ne manquaient et la livraison a été faite dans le délai indiqué par l’entreprise LYRECO.