BTS Assistant de Manager - Session 2013

BTS Assistant de Manager - Session 2013

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°:

Nom et prénom du candidat : Colombet Jeanne

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : Organiser un déplacement pour un contrôle de formation

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

X

NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON

X

Contexte international

OUI

NON

X

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

X

NON

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

NON

X

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

NON

X

Dates et durée de l’action : Date : 13 novembre 2014

                                            Durée : 2h

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

Au cours de ma formation de BTS Assistante de Manager, j'ai eu l'opportunité de travailler au sein du FAFCEA, un fond d'assurance des formations pour les chefs d'entreprise artisanale et dont les locaux sont situés dans le 3ème arrondissement de Paris. Le FAFCEA est une association de loi 1901 qui a pour mission principale le financement de la formation professionnelle continue pour les chefs d’entreprises artisanales et de leurs conjoints.

J'occupe le poste d'assistante auprès de Marie Delcourt, responsable du service de contrôle externe au FAFCEA ainsi qu’auprès d’Audrey ZISKO, responsable qualité et contrôle interne. Je suis chargée du suivi formation au service contrôle externe mais aussi au contrôle interne. J'ai les missions suivantes : envoyer des attestations sur l’honneur auprès des bénéficiaires des fonds, demander les remboursements des fonds indûment perçus, organiser des réunions, contrôler des organismes de formation, organiser des déplacements (pour les contrôles sur place)

Marie Delcourt, doit se rendre à Argenteuil afin de contrôler un organisme de formation, le 30 octobre pour une durée d'une après-midi. Elle m'a confiée la mission d'organiser notre déplacement.

Pour réaliser cette mission, mes contraintes ont été les suivantes :

Contraintes temporelle :

-Le déplacement a eu lieu le lendemain. De plus, conformément au process de contrôle sur place : La personne en charge du contrôle ne doit pas perturber le déroulement de la Formation. Il est donc indispensable de se présenter dans la salle de Formation ou sur site aux heures de début de session ou encore 5 minutes avant la fin de session ou de journée. J’ai dû estimer le temps approximatif passé durant le premier contrôle pour prévoir le deuxième.

Contraintes budgétaires :

-Nous n'avons pas de véhicule de fonction, je dois donc calculer tous les frais de transport afin de transmettre une demande au service comptabilité.

J'avais à ma disposition un ordinateur relié à Internet et au réseau interne, le Pack Office, un poste téléphonique, une imprimante et une photocopieuse. J'ai utilisé Google Maps, le site RATP, le site SNCF, le site Michelin, l’outil clikview qui est une application reliée au système d’information de l’association permettant de faire des requêtes.

J'étais en relation avec la responsable du service.