Procédure de publipostage

1. Créer la base de données si elle n'existe pas

• Dans notre exemple, la base de données a été créée sous Excel et se nomme salariés publipostage

La base de données doit être créée sur la première ligne du classeur Excel (le titre du tableau est dans l’en-tête)

1. Afficher le menu Publipostage  

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1. Démarrer le publipostage

• Dans un nouveau document, cliquer sur l’icône « démarrer la fusion  et le publipostage » 

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• Choisir le type de document – dans notre exemple Lettres

On peut également insérer à l’aide de cette icône l’assistant publipostage pas à pas. Comme dans les versions antérieures de Word

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1. Enregistrer votre document

• Celui-ci correspondra à votre document principal ou document Matrice. Dans notre cas Prime_Matrice

1. Lier le document de publipostage au fichier de données

• Cliquer sur l’icône « Sélection des destinataires »

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• Sélectionner utiliser la liste existante

• Rechercher dans le répertoire publipostage le tableau créé sous Excel. (Dans notre cas salariés)
• Votre fichier trouvé (feuille salariés), le sélectionner et cliquer sur le bouton Ouvrir et sur le bouton Ok dans la boite de dialogue Sélectionner le tableau (Figure ci-contre)

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1. Insérer les différents champs de la base de données aux emplacements désirés ainsi que votre texte constant.

• Écrire le texte constant (Exemple l’adresse de l’Expéditeur)
• Cliquer sur l’icône « Insérer les champs de fusion » pour ouvrir la liste des champs à insérer.[pic 6]

• Insérer chaque champ à l’emplacement désiré (ceux-ci correspondent à ceux de la BD) (Le sélectionner – Cliquer sur le bouton Insérer et sur le bouton Fermer (A répéter pour chaque champ) (Figure ci-contre)

Exemple : Insertion des champs INSEE, Nom etc. dans la zone destinataire – Ne pas oublier les espaces entre les champs.

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1. Filtrer la fusion - Définir des options de requêtes (facultatif)

• Cliquer sur l’icône « Modifier la liste des : Destinataires » [pic 12]

• Filtrer les données en sélectionnant par exemple le service commercial. (Figure ci-contre)

Exemple : N’envoyer une lettre par exemple au service commercial

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1. Poser des conditions dans le document principal  (Facultatif)

• Se positionner à l'emplacement désiré dans le document
• Cliquer sur l'icône [pic 14]

• Puis sur l’option Si… alors… Sinon…

Nom du champ : champ à observer

Élément de comparaison et comparer avec : ce qui veut dire si CIVIL égal M

Insérer le texte suivant : si c’est un M Word inscrira cher collaborateur

Exemple de condition insérée pour débuter l’intitulé d’une lettre. [pic 15]

1. Lancer la fusion

Vers l’imprimante[pic 16]

• Cliquer sur l'icône

• Cliquer sur imprimer

Vers un nouveau document

• Cliquer sur l'icône[pic 17]

• Modifier les documents individuels, word ouvre un nouveau document avec le résultat de la fusion c'est-à-dire toutes les lettres.

1. Visualiser avant fusion les enregistrements dans le document principal. [pic 18]

• Cliquer sur l’icône   

• et cliquer sur les différentes flèches à côté  de cette icône, pour visualiser : Le 1er – Le précédent – Le suivant – Le dernier (Enregistrement)

Important : Toute modification doit être effectuée à partir du document principal (Le rechercher en cliquant dans le menu Fenêtre)

Pour annuler la liaison avec la base de données

• Cliquer la 1ère icône, « démarrer le publipostage » et choisir Document Word Normal