Optimiser son temps de travail

Séquence 2 : Optimiser son temps de travail

2.1 Planifier ses activités

• Enjeux de la planification

Définition :

Fait de choisir des objectifs, de proposer des moyens pour y parvenir  et anticiper le moment où la tâche débutera et le temps qu’elle durera. -> organiser son programme de travail à court et long terme -> déterminer l’ordre dans lequel seront effectuées nos activités.

• Planification stratégique

Etape de planification afin de mesurer :

• Temps nécessaire pour mener à bien le projet,
• Ressources utiles
• Eventuelles difficultés
• Différentes phases du projet.

• Outils

L’agenda : calendrier en associant les dates les activités devant être effectuées à un moment donné -> mode de travail collaboratif.

Planning : gestion de projets ou évènementiel document compilant l’ensemble des tâches devant être accomplies en lien avec une échelle de temps pour en contrôler l’exécution dans les délais, se préparer aux tâches suivantes et visualiser les éventuels retards.

Rétro planning : construit à l’envers, en partant de la fin du projet et en remontant le temps en sens inverse jusqu’à la première étape du projet.

Diagramme de Gantt -> lister les tâches et échéances sur les lignes à gauche associées à une échelle de temps dans les colonnes à droite -> moyen de bâtons horizontaux de tailles proportionnelles à la durée de la tâche.

2.2 Gérer les priorités

• Urgent et/ou important

• Être capable de reconnaître parmi la multitude de sollicitations, réunions, projets, tâches.

Matrice d’Eisenhower conçue par Stephen Covey (1932-2012) -> hierarchiser chaque tâche en fonction de son importance et de son caractère urgent.

 Hiérarchiser les tâches et activités à réaliser en quatre catégories :

• A : activités importantes et urgentes
• B : activités importantes mais peu urgentes
• C : activités urgentes mais peu importantes
• D : activités peu urgentes et peu importantes

• Outils et moyens de contrôle

La règle des deux minutes :

« Getting Thing Done  (GTD) » David Allen : effectuer de suite les tâches qui prennent moins de deux minutes afin de pas surcharger l’agenda d’un ensemble de tâches courtes.

Gagner du temps à l’individu et exécution des tâches.

Outils plus simples d’utilisation :

• « To do list » -> énumérer les tâches à effectuer absolument sur la journée ou la semaine
• L’échéancier -> dresser la liste de tâches dans l’ordre chronologique
• Logiciels et applications mobiles de gestion du temps.

2.3 Repérer les facteurs perturbateurs de la gestion du temps

• Identification

Identifier les évènements qui peuvent perturber le déroulement de notre journée.

• Ponctuels,
• Récurrents,
• Visibles conscients,
• Invisibles cachés, inconscients.

Le 5S -> Toyota Production System / 5 mots japonais -> nécessité d’organiser ses espaces de travail et les garder propres.

• Seiri (Ranger)
• Seiton (Ordre)
• Seiso (nettoyage)
• Seiketsu (propre)
• Shitsuke (éducation)

• Eliminer les voleurs de temps

Définition : ensemble des incidents imprévus, sollicitations auxquels nous pouvons être confrontés.

2.4 Devenir un stratège du temps = savoir répéter quotidiennement les bonnes pratiques de gestion du temps.

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