Paie

        CHAPITRE 20

LA PAIE

INTRODUCTION

1. Le chef des services financiers et vice-président de l'informatique(CSF VPI) contrôle la fonction de la paie de tous les employés des FNP, par l'entremise de l'adminstrateur du bureau national de la paie (ABNP) de l'ASPFC. Cependant, les GRC et les SCFNP doivent être au fait de certaines questions connexes qu'ils devront traiter sur une base continue. Le présent chapitre porte sur ces questions.
2. Des politiques et des procédures particulières sont émises par le ABNP et/ou le gestionnaire du SRRHB de la Division des ressources humaines (Div RH), au besoin.

GÉNÉRALITÉS

1. Les gestionnaires des ressources humaines (GRH) des bases relèvent du vice-président des ressources humaines (VP RH) de l'ASPFC par l'entremise des gestionnaires régionaux des ressources humaines (GRRH). Les GRH maintiennent les dossiers des employés, traitent les feuilles de temps des employés et entrent les données des employés dans le Système de rémunération et de ressources humaines de la base (SRRHB) qui les transmet ensuite dans le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), Cyborg, au QG ASPFC.
2. Les données sur la paie sont transmises électroniquement au ABNP chargé de traiter les données sur la paie au moyen du Système d'information sur les ressources humaines, Cyborg. Le traitement de la paie des 25 bases canadiennes est centralisé au QG ASPFC et comprend le traitement de la rémunération de tous les employés, des déductions à la source et des avantages sociaux.
3. Lorsque la paie est traitée, le ABNP solde le compte et génère un JENGEN d'ABACIS qu'il envoie aux GRC, ce qui constitue le moyen par lequel les GRC reportent les comptes de la masse salariale.
4. La paie des employés leur est normalement versée par virement automatique dans leur compte bancaire, ce dont est responsable le CSF VPI. Tout chèque manuel, remis à titre de paie, d'avance sur le salaire, etc., est produit par le SCFNP. La section des RH de la base imprime et distribue les talons de chèque de paie des virements automatiques.
5. Les dépenses salariales doivent être calculées de façon à correspondre raisonnablement aux dépenses à encourir afin de produire les revenus nécessaires dans chaque période comptable. Le nombre d'employés, les limites des ressources et la charge de travail qui servent à déterminer les salaires à payer dans chaque activité exigent, aux fins de rentabilité, que le montant à accumuler soit fondé sur des estimations.

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CONTRÔLE INTERNE - TRAITEMENT DE LA PAIE

1. À titre d'émetteur de chèques, le GRC doit veiller à ce que les contrôles internes appropriés soient établis en ce qui concerne la signature et la distribution des chèques.
2. Le commis/coordonnateur/gestionnaire des RH et un employé désigné du point de vente ou de l'établissement concerné (mais non pas l'employé qui a l'autorité de signer la demande de chèque) devraient distribuer les chèques qui doivent avoir été insérés dans des enveloppes scellées. Tout chèque non réclamé doit être retourné au GRH qui les fera annuler par le GRC.
3. Les personnes autorisées à signer les chèques doivent s'assurer personnellement de la validité des chèques à signer. Au moment de signer le chèque, le signataire doit examiner les documents d'appui et les parapher. Il faut porter une attention particulière aux montants importants et aux employés inconnus.

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CONTRAT DE SERVICES

1. Occasionnellement, des employés peuvent être embauchés pour effectuer certaines fonctions (par ex. arbitres, instructeurs pour les sports, organiste à l'église, etc.) en vertu d'un contrat de services plutôt que comme employé permanent des FNP. Un contrat de services est un marché conclu entre un entrepreneur autonome qui travaille à son propre compte et les FNP. Un contrat de services (par ex. un contrat d'emploi pour une période déterminée) implique des relations employeur-employé.
2. Le Manuel des politiques et des procédures en gestion des ressources humaines des FNP (POLRH FNP) fournit des renseignements supplémentaires de même qu'un exemple de contrat de services.
3. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) n'exige pas que des retenues à la source soient effectuées dans les cas de contrat de services, mais le GRC doit émettre un T4A supplémentaire lorsque :

1. le paiement est fait à un entrepreneur autonome qui n'est pas incorporé (par ex. une personne plutôt qu'une compagnie ou un organisme);
2. la rémunération totale de l'entrepreneur pendant une année d'imposition excède 500 $.

NOTA

Pour se conformer aux directives du Conseil du Trésor concernant les contrats de service gouvernementaux, il faut émettre un T4A à toutes les entreprises, quel que soit le type, p. ex. entrepreneur individuel, société ou partenariat. Il n'existe pas de limite en ce qui concerne les montants en jeu. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le site du Conseil du Trésor à www.tbs-sct.gc.ca/fin/fin_f.asp.

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