Elaborer un budget d'évènement

Établir et suivre le budget d’un événement

I. Les impératifs

A. Respecter des contraintes financières

L’étude, la conception et la réalisation d’un événement nécessitent des engagements financiers qui peuvent représenter des sommes importantes. Le maître d’œuvre d’une manifestation est soumis à des contraintes financières qu’il doit respecter dans ces trois phases du projet.

B. S’adapter aux évolutions

Pendant la phase d’étude et de conception, le projet évolue en permanence et l’étude financière n’est pas stable. D’autre part, la complexité de l’étude ne permet pas toujours d’appréhender ou de mettre à jour tous les détails organisationnels. Pendant la phase de réalisation, des imprévus peuvent grever le budget prévisionnel.

C. Contrôler les écarts

Des écarts financiers trop importants entre la prévision et la réalisation peuvent avoir des conséquences non négligeables pour la manifestation et pour l’entreprise. Le gestionnaire d’un événement doit contrôler en permanence les implications financières des décisions qui sont prises et vérifier si ces décisions sont compatibles avec l’enveloppe financière allouée à l’opération.

II. Le tableau de bord financier, un outil de suivi

Pour contrôler l’évolution des prévisions de dépenses et leur réalisation, il est nécessaire d’établir un tableau de bord financier qui prenne en compte les détails des postes de dépenses aux divers stades de l’étude, de la conception et de la réalisation de l’événement.

Ce tableau de bord peut prendre la forme d’un budget financier présentant :

– les charges prévues (estimées à partir de devis, par exemple) ;

– les charges engagées (qui ont fait l’objet d’un bon de commande) ;

– les charges réelles (lorsque la facture est reçue) ;

– les charges payées (lorsque la facture est acquittée).

Exemple de tableau de bord financier

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