Elaborer Et Suivre Le Budget

CHAP 8

Elaborer et suivre le budget

1/ Un budget est une représentation chiffrée d’une prévision d’activité et des moyens mis en œuvre pour réaliser cette activité. Cette représentation est généralement retranscrite sous la forme de plusieurs tableaux dont le contenu et la nature sont hiérarchisés en fonction de critères propres à chaque organisation.

2/

– budget de ventes ;

– budget de publicité ; (achats);

– budget de production ;

– budget d’investissements ;

– budget de frais généraux ;

– budget de trésorerie ;

La liste n’est pas limitative et leur dénomination n’est pas figée

3/ Le budget général (synthèse de les budgets secondaires) est dans les grandes organisations confié à un service de contrôle de gestion. Cependant, tous les services de l’organisation sont impliqués à des niveaux divers dans son élaboration, pour fournir au service responsable du budget général, des éléments précis sur son activité et son organisation. C’est à ce niveau que l’assistante peut être sollicitée.

4/

On identifie plusieurs types de contraintes :

– contraintes de temps : le budget est généralement annuel. Il doit être établi vers le mois d’Octobre pour l’année suivante et s’étale sur une quinzaine de jours. Il s’agit d’un travail cyclique et de grande ampleur qui doit être transmis à la direction générale à une date précise. La gestion du temps est donc primordiale.

– contraintes organisationnelles : le travail budgétaire est une activité cyclique qui doit s’insérer dans les tâches quotidiennes sans les entraver. D’autre part, plusieurs services sont concernés, leur coordination est indispensable. D’autant plus que certaines informations prévisionnelles établis par un service vont être exploité par d’autres services.

Ex : les prévisions des ventes. Le service production va établir ses prévisions de livraison en fonction des ventes prévisionnelles.

– contraintes financières : les prévisions de dépenses sont bridées par une limite financière fixée par le bon sens en fonction des capacités financières de l’entreprise ou des limites imposées par la Direction.

- Contrainte externe : l’environnement de l’organisation va imposer certaines limites (taille du marché, capacité des partenaires financiers à financer les investissements en suspension).

5/ Le budget est la traduction opérationnelle des choix stratégiques de l’entreprise. Son élaboration prend appui sur l’analyse du passé et propose une projection à court terme de l’avenir. Constitue donc un modèle cohérent et réaliste qui validera ou non les objectifs stratégiques de l’Organisation. Si le budget est dicté par la stratégie, il va influencer la stratégie en terme qualitatif et quantitatif.

MISE EN ŒUVRE

1/ Planifier l’élaboration du budget de la région Est

a. Concernant la démarche budgétaire générale, les grandes étapes s’établissent de la manière suivante :

– définir l’objectif général de l’organisation en fonction de sa stratégie;

– répartir les tâches entre les différents services ;

– déterminer des objectifs commerciaux réalistes ;

– fixer un budget de publicité permettant d’atteindre ces objectifs commerciaux ;

– en déduire la production correspondante en tenant compte des en-cours de production en fin d’exercice ;

– identifier les moyens nécessaires pour réaliser ces objectifs ;

– chiffrer l’ensemble de ces paramètres et les synthétiser sous forme de tableaux (le budget) ;

– proposer le budget à la direction générale qui devra le valider avant de le centraliser avec les budgets des autres sociétés du groupe.

Le budget de fonctionnement d’un service, les étapes sont (décrites dans la fiche ressource du présent chapitre) :

– prendre connaissance des procédures internes du service;

– répartir (si nécessaire) les tâches entre les différentes personnes du service ;

– prendre en compte les prévisions d’activité ;

– évaluer l’effectif nécessaire ;

– évaluer le coût du personnel (salaires, charges sociales, primes, frais divers, déplacement…) ;

– évaluer les autres coûts de fonctionnement (charges de locations immobilières, entretien, assurance…) ;

– dresser le budget du service.

b.

– Budget de ventes : service commercial.

– Budget de publicité : service commercial.

– Budget de production : service des études et travaux.

– Budget d’investissement : ce budget est centralisé par le service administratif et financier au vu des projets d’investissements de chaque service qui auront été validés par la direction.

– Budget des frais généraux : tous les services sont concernés.

– Budget de trésorerie : service administratif et financier.

– Budget général : service administratif et financier.

c.

LISTE DES TACHES

Date de début Date de fin Tâches Observation

1/10/200N 1/10/200N Prévoir une réunion d’information+ répartition des tâches A partir de cette date l’ensemble des services réalisent des travaux préparatoires.

1/10 5/10 Budget des ventes et de publicité Dès la validation de ce budget par la direction de la région EST, le doc est transmis au service des études

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