Rapport De Stage Secrétariat

I. INTRODUCTION

Je suis actuellement en Baccalauréat Professionnel Secrétariat. Pour valider ma formation, j’ai effectué deux stages de 5 semaines. Pour la période de formation qui s’est déroulée du 25 janvier au 26 février 2010, j’ai choisi l’entreprise Novarchive.

Plus concrètement, ce stage a été pour moi l’opportunité d’appréhender le secteur de l’archivage que je connaissais vaguement.

Au-delà d’enrichir mon expérience et mes connaissances professionnelles, ce stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure le secrétariat a pour moi un impact sur ma vie professionnelle du fait que je devais me montrer moins réservée.

Lors de mon arrivée au sein de la société, les employés ont tout de suite été communicatifs et m’ont considéré comme faisant partie de l’effectif de la société.

Au cours de cette période de stage, j’ai ainsi pu observer le fonctionnement d’une société de gestion et de conservation d’archives. Au-delà du fonctionnement de la société, j’ai pu ressentir qu’il y avait une bonne ambiance et que les personnes de chaque service différent étaient très compréhensibles et prenaient le temps de m’apprendre différentes pratiques du domaine du secrétariat ainsi que de la comptabilité.

Dans le service administratif, Mme BOUZIDI Farida supervise le service et gère également le service du personnel. Mme DIGOUIN Murielle s’occupe des relances clients et des commandes. Mme MOREL Nathalie, secrétaire, enregistre les synthèses d’interventions et s’occupe des tâches administratives comme répondre au téléphone, courriers… Je me suis sentie utile du fait que j’allégeais le travail de certaines de mes collègues parfois surchargées de travail en ce qui concerne les techniques de secrétariat et de comptabilité.

En ce qui concerne le thème de mon étude, j’ai décidé de traiter la facturation de la conservation annuelle des archives. Dans le service administratif, le personnel gère quotidiennement la facturation car les clients sont nombreux (2 396 au total) et certains changements peuvent s’effectuer dans le cas ou un client voudrait ajouter et/ou détruire des archives.

Pour cela je vais vous décrire tout le processus de gestion d’un client à qui l’on doit facturer sa redevance de conservation annuelle.

OUTILS MIS A MA DISPOSITION

ORDINATEUR

DELL

SYSTÈME

Microsoft Windows XP

LOGICIELS

Word, AS 400, Navision

IMPRIMANTE

Color Laser Jet HP

4700 Facturation

II. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

LOGO DE L’ENTREPRISE

RAISON SOCIALE & SLOGAN

Novarchive,

Une dynamique de qualité & d’exigence

STATUT SAS : Société par Actions Simplifiées

CAPITAL 650 652 €

ACTIVITE Gestion & Conservation d’Archives

ADRESSE 4 rue des Champs Odés

CODE POSTAL 7 8 2 0 0 TELEPHONE 01 30 94 74 44

VILLE Buchelay TELECOPIE 01 30 94 87 46

N° S.I.R.E.T. 380334433 00022 COURRIEL com@novarchive.fr

CODE APE APE 748 K*

*Services annexes à la production SITE www.novarchive.fr

RCS RCS de Nanterre N° B 380 334 433

CHIFFRE D’AFFAIRES 8 000 000 € en 2009

SECTEUR Tertiaire

ADRESSE DU SIEGE SOCIAL Groupe G7

22 rue Henri Barbusse

92 110 Clichy

DIRECTEUR Monsieur Jean Louis CABRIT

TUTRICE Madame BOUZIDI Farida, responsable administratif

VUE EXTERIEURE DE BUCHELAY

1° HISTORIQUE

est une société du Groupe G7 Entreprises, organisée autour de huit pôles d’activité :

G7 Taxi Service, ADA, MGF Logistique, Homebox, Mobilbox, Pragmatik, Sérénis dont Novarchive qui a été racheté par ce groupe depuis le départ de Marc ROCAGEL, fondateur de Novarchive.

Novarchive de Buchelay est rattaché au site de Rosny sur Seine 78 710.

a été créé en 1991 par MARC ROCAGEL. Il y a désormais 7 SITES de conservation en France et plus de 6 MILLIONS de boîtes d’archives conservées.

2° ACTIVITE PRINCIPALE

Le métier de Novarchive est de concevoir et de déployer auprès de leurs clients des solutions

et prestations d'archivage et de gestion de documents.

Novarchive travaille auprès de grands groupes ou PME, dans des secteurs d’activités les plus variés :

 Banques,

 Assurances,

 Laboratoires Pharmaceutiques,

 Hôpitaux & Cliniques,

 Etablissements publics,

 Professions Juridiques & Comptables…

III. DEVELOPPEMENT DE L’ETUDE

Cette étude présente un réel intérêt à le présenter car c’est

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