RIN1011- Travail noté 1

RIN 1011 TRAVAIL NOTÉ 1

DOTATION

Partie 1 A

1- Où se situe la fonction dans l’organisation?

En analysant l'organigramme du GAFIQ, on constate que la fonction se situe au bas de la hiérarchie. En effet, l'adjointe administrative doit exercer ses tâches sous l'autorité de la directrice. Cette dernière est sous l'autorité d'un conseil d'administration. Ce que Samira fait doit donc être accepté par tous ces gens en haut de l'organisation. Plusieurs autres fonctions se situent au même niveau qu'elle et selon son entrevue, on constate qu'elle effectue des tâches liées à plusieurs autres fonctions.

2- Quelles sont les 7 grandes activités liées à la fonction de la travailleuse à l’étude?

La travailleuse effectue tout ce qui vient soutenir le personnel de l'entreprise. Elle exécute aussi toutes les tâches requises à l'accueil de l'organisation. Ensuite, elle s'occupe de la mise à jour, suivi et classement des dossiers. Tout ce qui touche à la comptabilité lui revient aussi. Ce sont les quatre grandes activités relevées dans la description actuelle du poste. En lisant l'entrevue effectuée avec Samira, on constate qu'il y a plus d'activités qui prennent une grande importance dans les responsabilités de l'adjointe administrative. En effet, elle doit entre autres représenter l'organisation lors d'évènements d'importance. Une autre grande activité effectuée par Samira est la traduction et finalement, elle s'occupe de tout ce qui touche le programme de francisation.

3- À quelle fréquence la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

Pour ce qui sont des activités correspondant aux tâches de l'accueil, de soutien au personnel et de tout ce qui touche le classement, suivi et mise à jour des dossiers, ceux-ci sont effectués tous les jours, jamais selon le même horaire, mais durant son horaire de travail de 8 h à 16 h. Pour ce qui est de la planification du programme de francisation, elle doit effectuer cette activité durant quatre jours complets par session et il y a trois sessions par année, donc cela se fait durant 12 jours par année. Pour ce qui est de l'activité de traduction, le nombre de fois où l'activité est effectuée dépend des femmes qui viennent au centre et des besoins des autres organismes. La tenue de livre se fait tous les mois et occupe 40 % de son temps. Pour ce qui est de la représentation de l'organisation, elle y assiste de deux à trois fois par mois.

4- À quel moment la travailleuse accomplit-elle chacune des activités?

L'activité reliée à l'accueil s'effectue tout au long de la journée tous les jours. Dès qu'une femme entre, elle doit l'accueillir et oublier toutes ses autres tâches. Si elle n'a pas de femmes au centre en arrivant, elle commence l'activité de soutien au personnel et continue durant la journée dès qu'une personne a besoin d'elle. Elle fait aussi le classement et le suivi dans les dossiers tous les jours après d'autres tâches, par exemple après avoir inscrit une femme au programme de francisation, elle a des documents à classer et des données à entrer sur l'ordinateur. Pour ce qui est de la traduction, le moment dépend toujours de quand la femme vient à l'organisme. Cela dépend du nombre de fois que la femme se présente pendant la semaine pour voir la travailleuse sociale. Chaque cas est très différent. La comptabilité se fait chaque mois, dès qu'il y a une paye d'employées et chaque fin de mois pour la fermeture du mois. Sinon dès qu'elle a un moment de libre elle peut effectuer des tâches de comptabilité dans la journée. La planification du programme de francisation s'effectue chaque session, soit durant l'été, l'automne et l'hiver et compte quatre jours complets par session. Finalement, la représentation de l'organisation dans des évènements d'importance se fait deux à trois fois par année durant la journée.

5- Pourquoi la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

L'accueil est effectué afin d'accueillir les femmes qui se présentent à l'organisme. Elle doit être présente pour leur donner de l'information et les guider vers les différentes activités. Par exemple, si une femme veut apprendre le français, elle les aide à s'inscrire au programme et leur donne toute l'information. Elle accomplit la traduction afin de permettre aux femmes d'exprimer leurs besoins dans leur langue. La communication est plus facile étant donné que la plupart ne parlent pas encore français. Elle gère le programme de francisation afin d'attirer les femmes immigrantes à s'y inscrire et à s'émanciper. Elle devra ensuite effectuer l'activité de suivi afin que tous les dossiers soient entrés dans leur système pour le Ministère. Du classement doit aussi être effectué afin de se retrouver lorsqu'ils ont besoin d'une information. Un suivi auprès des femmes est aussi effectué afin de ne pas les laisser à elle-même. Après chaque activité, ce suivi doit être fait. Elle accomplit la comptabilité de l'organisation afin que toutes les dépenses soient inscrites afin de produire un budget pour le conseil d'administration. La représentation de l'organisme s'effectue afin de permettre aux femmes de connaître l'organisme et les différentes activités possibles afin de les aider à s'intégrer dans la société. Le soutien envers le personnel s'effectue afin que toutes les tâches soient réalisées dans les temps et que tous les documents vont à qui de droit.

6- Comment la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

Tout d’abord, lorsqu’elle est en train de travailler et qu’une femme entre à l’organisme, elle doit tout arrêter et accueille la femme. Elle donne de l’information et procède à l’inscription de la femme comme membre de l’organisme si elle le désire. Par la suite, elle fait du suivi et de la mise à jour en entrant les données dans le logiciel prévu à cet effet. Elle va aussi faire du suivi et du classement dans les dossiers de francisation. Pour ce qui est de la gestion du cours de francisation, elle l’accomplit en faisant de la publicité et lorsque les femmes viennent s’inscrire elle s’occupe de tout et fait le suivi lorsque le cours a lieu

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