Procédures de sureté, de sécurité et de qualité

• Mettre en œuvre les procédures de sureté, de sécurité et de qualité.

Tous les mois se tient une réunion de qualité, ou sont exposé toutes les anomalies du mois de France Express et de Sobotram. Il sera présenté sous forme de tableau en précisant les anomalies d’arrivages, de départs, le nombre de réclamations, livraisons tardives, ramasses loupées, non livrés, colis mal zoné, en indiquant le nom du chauffeur et son secteur. On fait aussi un récapitulatif des fiches de non conformités.

• Traiter les dysfonctionnements.

Il est arrivé, qu’un conducteur soit partis et ne soit pas revenu avec le bordereau de remise. Dans ce cas là, pour traiter ce genre de dysfonctionnement, l’agent d’exploitation doit faire une fiche de non-conformité.

• Je vérifie la validité de la réclamation.

Un client nous donne un coup de file (Garage Moderne) et il demande pourquoi son client (Sicma) n’a reçu que 5 colis sur 6, et ouverts.

• Je prépare les éléments nécessaires au traitement de la réclamation.

Le client Sicma à donc mis des réserves sur le bordereau de remise, en indiquant qu’il y a 5 colis ouverts et il en manque 1. Dans un premier temps, on va essayer de le retrouver, dans la zone de stockage, et dans les données de l’ordinateur.

• Transmettre les pièces au service concerné.

Dans ce cas là, on va transmettre un fax dans l’agence ou le colis est passé pour le pointage (à LYON chez France Express) en rappelant la date à lequel il était prévu et en indiquant les particularités.

• Mettre à jour le dossier transport.

Ensuite on va mettre à jour le dossier de transport dans la base de donné sur le logiciel AS 400.

• Transmettre les éléments nécessaires à la facturation.

Pour la facturation, si le transport c’est bien passé, sans litiges, ni retards, elle se fait automatiquement. Si le coli à été perdu (se qui arrive de temps en temps et qui est très grave), il n’y aura pas de facturation. Si ce client en question a cette marchandise en stock, il peut décider de la faire « re-livrer », ainsi il bénéficiera d’un geste commercial et la facturation pourra se faire. Pour ce qui concerne le contre –remboursement, quand le conducteur arrive chez le client, il doit récupérer l’argent (en espèce ou chèque), et à son arrivé à l’entreprise, il doit le remettre au service comptable.

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