LES DOCUMENTS A L'INTERNATIONAL

Chap 2 : La gestion documentaire à l’international

1-Famille des documents commerciaux

11- La facture proforma (PF)                proforma invoice

C’est un support pour une offre commerciale, la base d’une éventuelle négociation, l’annonce de ce que sera la facture finale si le prospect accepte l’offre. Elle ne demande donc pas le paiement, elle propose une offre.
Elle engage ferment le vendeur sur sa proposition s’il a indiqué une entreprise dénommée en destinataire.
Elle doit donc comporter une date de validité pour limiter la durée de l’engagement du vendeur dans le temps.

Si le destinataire donne son accord pour les conditions de la PF alors l’accord de vente est conclu.

Pour donner son accord le destinataire peut écrire directement sur la PF « bon pour accord », dater et signer et la renvoyer au vendeur, ou faire part de son accord par email en indiquant bien le n° de la proforma.

Les Rubriques de la PF sont les mêmes que pour la facture commerciale (= « facture finale »), mais les dates de livraison, de paiement, sont indiquées sous forme de délai car c’est l’accord du client qui déclenche le traitement de la commande.

Le numéro de la PF est très important car il peut y avoir plusieurs offres consécutives, il sert à  savoir laquelle est acceptée parmi toutes.

Il faut indiquer sur la PF de consulter les CGVE car elles complètent la partie individualisée de l’offre.

Il faut sur la PF ou dans le message qui l’accompagne indiquer au prospect que pour nous faire connaître son accord il peut l’indiquer sur la PF et nous la retourner (exemple : bon pour accord+date+signature ou email qui indique l’accord et le numéro de la proforma acceptée).

Vie du document

Elle est établie par le vendeur soit à la demande du prospect (« nous souhaiterions connaître votre meilleure offre pour les produits suivants…. »), soit après un entretien commercial qui a permis au vendeur de connaître ses besoins et de sélectionner les produits à lui proposer, dans les 2 cas, pour faire une offre commerciale.

Le prospect peut en demander au vendeurs plusieurs exemplaires pour demander un prêt ou une garantie de paiement à sa banque ou une licence d’importation…

Remarque : les entreprises qui vendent des produits standards, sans modifier leurs conditions de vente ou leur tarif, n’utilisent pas toujours la PF, car le client connaît dès le départ toutes les conditions de vente. C’est le cas de la vente sur catalogue…

12- Accusé de réception de commande   order aknowledgment

Ce document est établi par le vendeur et adressé à l’acheteur pour lui indiquer qu’il prend bien sa commande en compte ainsi qu’une date d’expédition ou de livraison et informer d’écart entre la commande du client et l’offre de l’entreprise ou la disponibilité des produits commandés.

13- La facture commerciale                commercial invoice

Entre professionnels, l’établissement d’une facture commerciale est obligatoire pour tout achat de produits ou prestation de services réalisés. C’est la preuve de la vente (transaction), elle appelle le paiement.

La réglementation français indique les rubriques obligatoirement sur une facture pour des biens exportés.

Numéro de la facture ; date         
Les parties : nom et adresse(s) des parties ; N° de SIREN du vendeur ; N°TVA du vendeur (et de l’acheteur s’il est dans l’UE)        
La marchandise : quantité des produits vendus ; La dénomination précise des produits vendus et services (donc incoterm en CI);        
Le prix et le paiement :         
date à laquelle le règlement doit intervenir ou délai de règlement         
prix unitaire hors taxes par référence ; devise ;         
Réduction de prix acquise à la date de la vente et directement liée à cette opération de vente
Conditions d’escompte (%) applicables si paiement à une date antérieure à celle l’application des CGVE
Taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture         
Montant forfaitaire de 45 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement        
Formule qui justifie l’exonération de TVA pour la vente hors UE ou vers l’UE =
Vente à l’exportation, exonération de TVA art. 262-I du C. G. I. pour export (262 ter I pour vente UE)        

Il est utile d’indiquer, bien que non obligatoire : le mode de paiement du bien, le montant total, le renvoie aux CGVE.

Vie du document        
La facture est établie  par le vendeur en CI en général lors de l’expédition des marchandises (elle peut être établi une fois par mois seulement), en deux exemplaires (au moins) : 1 pour le vendeur, 1 pour le client. Des copies sont émises pour la douane, le déclarant en douane.        
Il est impératif de conserver un exemplaire de la facture établie au nom du client étranger avec le document justifiant le passage en douane. L’absence de preuve de l’exportation entraîne le paiement de la TVA par l’exportateur (+ une amende)

14- Bon de livraison ou Bordereau de livraison        delivery form      

Ce document liste les marchandises qui sont expédiées, non par colis mais par référence. Il indique aussi le numéro de bon de commande ou de proforma auquel il correspond pour identifier l’expédition, ainsi que l’expéditeur et le destinataire. Les prix ne sont pas nécessairement indiqués. Il reprend les mêmes informations que la liste de colisage.

Il sert à attester des marchandises qui sont remises par l’exportateur au transporteur et informer le client des marchandises qui vont lui être livrées.

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