Fiche GRCF

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

Samantha Caramanolis

N° d’inscription : M314071261

Intitulé de la situation de gestion :

Relance client avec échéancier

☑ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n°: 2

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Caparol Center CBL

Secteur d'activité :

Grossiste en peinture

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

2.3.1 : Contrôle des achats et des règlements

2.3.2 : Entretien de relations partenariales

2.3.3 : Information du chef d’entreprise

Dates de réalisation : Quotidiennement

Durée de la réalisation : 3 Mois

Contexte de réalisation :

Etant affecté au service de comptabilité client, je suis amenée à tenir un échéancier concernant les règlements clients. En effet, de nombreux clients omisses soit de nous faire parvenir leur traite tamponnée signée s’ils sont à l’acceptation, afin que l’on puisse les prélever sur le site Point Gestion Paiement (site de la banque LCL), soit directement les chèques. Très peu de clients règlent leur facture par virement. En effet, nous procédons au prélèvement de 90% de nos clients, et les 10 autres pourcents règlent généralement par chèque.  

Contexte relationnel : Je travaille en collaboration avec la responsable des ventes.

Contrainte : Délais : certains clients ne respectent pas les dates d’échéances de leur facture

Ressources : - Échéancier

           - Fichier client

Objectif : Tenir à jour l’échéancier client

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• Établissement du fichier client sous Excel avec 5 colonnes
• Établissement d’un échéancier sous Excel, avec le numéro de facture, la date, le montant…
• Calcul automatique d’échéance de part la fonction Somme (date de facture + délais de paiement)
• Mise à jour quotidienne des règlements
• Mise en place d’une première relance automatique grâce à la fonction Si 5 jours après que l’échéance soit passée
• Mise en place d’une seconde relance automatique grâce à la fonction Si 10 jours après la première relance si la facture n’est toujours pas réglée
• Fermeture du compte client 10 jours après la 2ème relance avec la fonction Si,  si la facture n’est encore pas réglée
• Création d’une table client sous Access
• Création d’une table échéancier sous Access
• Requête afin d’effectuer la lettre d’information de fermeture de compte
• Publipostage réalisé sous Word grâce au résultat de la requête effectuée précédemment

Productions réalisées dans la PME :

• Établissement d’un fichier client (Excel)
• Établissement d’un échéancier (Excel)
• Lettre de mise en demeure et fermeture de compte (Access)
• Création d’une base de données Client sous Access
• Publipostage

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation :

Problème rencontré :

• Pas de règlement effectué de la part des clients malgré 2 courriers de relance et une mise en demeure

Solution apportée :

• Fermer les comptes clients afin que ces derniers ne puissent plus se servir dans la société et mettre le dossier entre les « mains » d’un huissier de justice

Bilan

Apport pour la PME :

• Des règlements plus assidus de la part des clients

• Une trésorerie plus importante de part les échéances respectées

Bilan personnel :

• Bonne gestion du logiciel Excel

• Participer à une meilleure gestion de la trésorerie

• Être plus attentive aux règlements clients