Etude pour l’acquisition d’un système intégré de Gestion des Finances, de la Comptabilité, des Ressources Humaines et de la Paie

Administration / Direction / Service / Bureau :

Tous les services concernés

N°

Libellé du Cas

Préalables

Actions à effectuer

Résultats escomptés

Service

Ici, donner un nom au processus que vous voulez tester

Ici décrire les conditions préalables à l’exécution de votre processus. Qui doit avoir fait quoi et à quel moment pour que vous puissiez commencer.

Ici, décrire étape par étape ce que vous devez faire pour effectuer votre processus

Ici, décrire la situation dans laquelle vos éléments de travail doivent se trouver après avoir exécuté votre processus. Qui sont les prochains intervenants et ce qu’ils doivent recevoir de votre part.

Service Concerné

Suivi budgétaire

-Définir les tâches à exécuter au niveau du progiciel ;

-Etre dans le répertoire partagé du progiciel ;

-Créer un compte et un mot de passe individuel et indépendant des autres comptes pour sécurisation des informations financières;

- Avoir accès au progiciel.

- Collecter les données financières ;

-Visualiser les comptes et postes budgétaires ;

-Analyser les comptes budgétaires ;

-Filtrer les comptes budgétaires par catégorie ;

-Retraitement des comptes budgétaires.

Document de suivi  budgétaire

Audit Interne et Contrôle de Gestion

Basculement  des opérations comptables effectuées à Paris dans la comptabilité du siège

Fourniture des Pièces comptables

Le comptable doit passer les écritures  dans les différents journaux comptables

Service comptabilité

Basculement des opérations  journalières de la caisse dans le logiciel

-imputation comptable

-Vérification des soldes  avec l’agence comptable

Concordance en fin d’exercice du solde final avec celui de l’agence comptable

Service comptabilité

Basculement  des engagements effectués par le service finance

-Vérification des montants et des libellés

Service comptabilité

Facturation des Besc

-Maritime

-Aéroport

-Représentation

- Agences

Prise en compte des Besc validés auprès des clients et agences
-Fiche de suivi ces clients en compte

-Etat périodique des agences et représentation

-Etat périodique des agents en ligne

Enregistrer les états dans le registre

Ouvrir l’application GESCOM :

-Saisir la facture ,

-Valider et imprimer la facture.

Facture imprimée prête à  être déposer :

• Aux différents clients,
• Par mail pour les agents portuaires.

Service comptabilité (Besc)

Facturation des autres recettes

Prise en compte des différentes recettes

-Musée maritime
-agrément importateur et exportateur

Location des Magasin

-Etc.

Enregistrer les états dans le registre

Ouvrir l’application GESCOM :

-Saisir la facture,

-Valider et imprimer la facture.

Facture imprimée prêt a être déposer :

• Aux différents clients

Service comptabilité (Besc)

Recouvrement des Créances –Clients en comptes

Facture déposée chez le client

-Relancer le client,

-Informer le client périodiquement sur l’état de sa créance vis-à-vis du CNCC,
-Procéder au recouvrement des créances.

• Cheque émis par le client,
• Traite ou effet de commerce émis par le client.

Service comptabilité (Besc)

TRAITEMENT DES MANDATS

VISA DU CF ET ENVOI A L’AC DE MANIERE ELECTRONIQUE ET PHYSIQUE

• PRISE EN CHARGE DANS LES COMPTES DEJA PARAMETRES ;
• VALIDATION ET REJET AU CF LE CAS ECHEANT
• PROGRAMMATION ET PAIEMENT DES MANDATS
• CONFECTION DES ETATS FINANCIERS (Historique caisse, états de concordance ,balance des comptes, RAP)

AGENCE COMPTABLE

RECOUVREMENT DES RECETTES

SAISIE DES RECETTES AVEC PRISE EN CHARGE

AGENCE COMPTABLE

CONTROLE DES COMPTABILITES

CORRECTION DES ECRITUTRES LE CAS ECHEANT

AGENCE COMPTABLE

Tenu des livres et documents

Transmission des pièces justificatives par le prestataire

• Enregistrements dans le livre journal
• Enregistrements dans le grand livre
• Enregistrements des Ordres d’entrées
• Enregistrements des Ordres de sorties
• Enregistrements des états récapitulatifs
• Enregistrements des états appréciatifs
• Enregistrements dans les fiches de stock
• Enregistrements dans le livre auxiliaire des services faits
• Enregistrements dans le livre auxiliaire de contrôle de consommation
• Enregistrements dans le livre auxiliaire de contrôle des biens durables
• Enregistrements dans les fiches de détenteur.
• Enregistrements dans le tableau du compte de gestion

Procès verbal disponible pour les membres de la commission réception pour signature.

Comptabilité Matière

Production de la Comptabilité mensuelle

• Feuillets du livre journal
• Les ordres d’entrées
• Les ordres de sorties
• La copie du livre auxiliaire de services faits
• L’état récapitulatif des biens en entrée et en sortie
• L’état appréciatif

Compte Mensuel disponible

Comptabilité Matière

Production de la Comptabilité Semestriel

Comptabilité de six mois

Etat appréciatif de six mois

Comptabilité semestriel disponible

Comptabilité Matière

Clôture des comptes en fin d’année  

Arrêt du grand livre en fin d’exercice

Arrêt des fiches de stock

Arrêt du livre journal

Comptabilité Matière

Production du Compte de gestion Matière

Ensemble des comptes mensuel

Etats appréciatifs des deux semestres

Tableau du compte de gestion

Compte de gestion-Matières disponible

Comptabilité Matière

Situation de stock permanant

Situation de stock article par article

Situation de stock en fin d’exercice

Comptabilité Matière

Traitement de la paie

• L’état des retenues sur salaire du mois (acomptes, prêts…).  
• Mouvement du personnel (Nomination, décisions, lettre d’engagement…)
• Etat de la biométrie.

• Saisie des données (éléments variables)- vérification- des éléments variables de la paie.
• Vérification électronique (RH, Comptabilité)

• Etats des Charges Patronales
• Validation de la Paie (Comptabilité, RH)

Service des Ressources Humaines (SRH)

Administration du personnel

Production des documents administratifs

• Les informations sur le salarié à jour
• Demande de document renseignée et introduite dans la plate forme par le salarié

• Saisir le nom de l’employé dans le logiciel

• Document administratif généré automatiquement
• Possibilité de notification automatique au salarié après validation et signature (SMS, mail)
• Reporting ou bilan des documents produits sur une période donnée

Service des Ressources Humaines (SRH)

• Gestion des contrats de travail.

• Gestion des Retraites.

• Renseigner les informations sur le contrat (tableau de bord) : Essai, CDD, CDI

• Evaluation Pré-confirmation

• Alerte du logiciel au moins une (01) semaine avant la date butoire (pour l’engagement à l’essai).
• Alerte du logiciel au moins 13 mois avant la date de départ en retraite.

Service des Ressources Humaines (SRH)

Reporting RH (mensuel, annuel)

• Données saisies régulièrement

Statistiques sur :

• Effectifs (Total, permanent, CCD, CDI, Effectif Moyen, Par sexe, âge, ancienneté, nationalité, qualification,… et par cas. Exemple : postes, état civil…)
• Départ
• Promotions
• Absentéisme
• Rémunérations (Masse salariale,..)
• Etc…

Service des Ressources Humaines (SRH)

Gestion Curriculum vitae

Nouveaux diplômes des employés

• Saisie des données dans le logiciel

Service des Ressources Humaines (SRH)

Gestion des permissions d’absence et Gestion des congés

Demande de permission d’absence ou de congés renseignée par le salarié

• Validation par les intervenants

• Solde du capital congé ou d’absence
• générer les demandes d’absence ou de congés

Service des Ressources Humaines (SRH)

Gestion des prêts sociaux

L’employé fait une demande de prêt

• Saisir les données du salarié dans le logiciel.
• Formulaire rempli par la machine.

Connaitre le solde du compte du salarié dans les livres comptables de l’entreprise

Service des Ressources Humaines (SRH)

Gestion de la Formation

Connaitre les différents besoins en formation à date

• Plan de formation

Service des Ressources Humaines (SRH)

Gestion des carrières et des compétences Internes

Mettre régulièrement à jour les profils

• Saisie régulière des données du salarié

• Référentiel des compétences et des emplois

• Faire l’inventaire des compétences disponibles.
• Historique de carrière d’un salarié

Service des Ressources Humaines (SRH)

GED (Gestion Electronique des Documents)

Existence des documents numérisés dans la plate forme.

Numérisation-stockage-diffusion

• Dossier du personnel numérisé

Service des Ressources Humaines (SRH)

Calcul des droits du salarié (licenciement, retraite, décès…)

Les données du salarié doivent être à jour sur la plate forme

Saisie des données sur le salarié

• Génération automatique des droits d’un salarié en fin de séjour dans l’entreprise (Retraite, licenciement, décès, démission,…)

Service des Ressources Humaines (SRH)

Service des Ressources Humaines (SRH)