Comment optimiser avec efficience la fiabilité et la circulation de l’information financière

Comment optimiser avec efficience la fiabilité et la circulation de l’information financière?

1- Le circuit recette/ client :

 Il est important de souligner qu’au sein de l’hôtel Royal Mirage la notion de client est divisée en plusieurs segments. Par exemple, on distingue les clients dits individuels d’une part, les clients de groupe Ledger (équivalent des agences de voyages) d’autre part. Les clients de groupe Ledger regroupe les ambassades et/ou gouvernement et enfin les Group Corporation. Ce dernier se subdivise en deux points, il y a les groupes individuels et les non individuels.

Après avoir envoyé sa réservation à l’établissement, la réception (service du Front Office) effectue un check in en vérifiant plusieurs données, qui sont les suivantes :

• Si le client ne possède pas de compte au sein de l’établissement, le paiement de des prestations se fait instantanément, quelque soit le moyen de paiement. On dit qu’il est un client individuel.
• Si le client, par contre possède un compte au sein du Royal Mirage Marrakech, le montant total du service sera payé grâce au deposit pouvant aller jusqu’à 170 000 DHS.
• Ou si le client appartient à la catégorie groupe Ledger alors une prise en charge ou bon de commande est établit. Concrètement, du fait que le client soit issu d’une agence de voyage ou toute autre institution, l’existence et applications contractuelles spécifiques sont exécutés de droit, donnant naissance à un voucher pour les agences de voyages.  La encore, si cette dernière est nationale, on envoie un courrier. Certaines ont une facturation par internet (Expedia).

1-1-   La circulation de l’information, en pratique.

1-1-1 : Le département commercial  

Le département commercial est incontournable pour l’activité de cette entreprise de services car il symbolise le cœur des établissements de la chaine Royal Mirage. Ici, nous nous arrêtons seulement à  l’un de ses pouvoirs : la délivrance de contrats de collaboration ; parce que celui ci conditionne l’ensemble du circuit recette. Il avait été dit précédemment que les contrats de collaboration (soit une forme juridique de partenariat entre l’hôtel et une agence de voyage et donc indirectement entre l’hôtel et une forme de clientèle particulière) représentent de manière administrative une promesse de vente. Il est important de rappeler que cette promesse de vente est ici notre information financière. Au sein de ce département, cette information financière est caractérisée par des conditions tarifaires extraordinaires (au sens premier du terme), et qui dont entrent en jeu dans la phase de facturation du client à la fin de son séjour.

1-1-2 : De la Réception au service débiteur & credit manager

A la fin du séjour du client (rattaché à une agence de voyage, et donc indirectement lié à un contrat de collaboration), la Réception - pole du Front Office - facture, comme il se doit, le client qui a consommé la prestation de service offert. Puis, ils remettent l’ensemble des transactions clients quotidiennement au service débiteur.                                       Les agents débiteurs retranscrivent les factures émises sur le système d’exploitation Fidelio, uniquement des clients du groupe Ledger. A travers un rapprochement de la facture au contrat de collaboration correspondant  (pour les agences de voyages) ou autre document officiel (pour les  autres institutions),  ils recréent leur propre facture^[1] Fidelio en précisant le nom, le mode de paiement (chèque, deposit, Card Monetary International, virement). Ce qui avantageux est que ce logiciel offre un suivi historique du client, dès un passage au sein de l’établissement.                        

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