E4 BTS
Étude de cas : E4 BTS. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar Fatimata. Touré • 7 Janvier 2019 • Étude de cas • 2 315 Mots (10 Pages) • 652 Vues
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Compte rendu réunion standardisation des présentations commerciales avec supports Le 25 Novembre 2018 De 9h00 à 10h30 , l'équipe Gestion des clients s'est réuni dans le bureau de Mike HORKOLOFF car la salle de réunion est en travaux. Les présents :
L'objet du jour étant la standardisation des présentations commerciales avec supports et de quel manière faut-il analyser les documents existants. Dans un premier lieu on constate que les présentations ne sont pas homogènes. Il s'agit d'un problème , si il y' a besoin il faut reprendre la présentation d'un collègue . On note qu 'avec le développement international il est nécessaire d'harmoniser tout cela. Ensuite il y 'a eu des échanges sur la manière de produire la présentation. La synthèse avec les étapes qui a été convenu après les échanges est à présenter sous forme de schéma. Tout d'abord l'objectif de la présentation est de faire passer un message . Un message doit contenir une présentation qui équivaut à une intention afin de faire passer le message principal. Ensuite le moment convenu pour la présentation ne doit pas être importuné par la fatigue des interlocuteurs ,celle-ci doit être programmé en début de matinée. Puis les interlocuteurs ciblés peuvent être interne ou externe selon le profil de celui-ci. Après il faut déterminer la durée de présentation et son nombre de participant afin de tenir compte des contraintes spatiales et matérielles. Enfin le choix des outils tel que Prezi ,PowerPoint ou encore Powtoon est important pour la présentation. Dès à présent ces procédures sont à respecter par tous les acteurs pour la création de nouvelles présentations. Dans un deuxième temps , Justine MODIER à fait une présentation sur l'analyse des documents de présentations existants. Elle nous a fait savoir qu'il faut avoir en tête qu'un document d'une part reflète une information qui désigne l'ensemble des données intelligibles et porteuses de sens . D'autre part c'est aussi un support choisi. En conséquence il est nécessaire de tenir en compte de la structure du document qui équivaut au plan choisi par l’auteur, ensuite à la forme du document qui sont les moyens utilisés pour rendre le document lisible , puis le fond qui détermine le contenu et enfin le support qui peut être soit un support papier ou soit un support numérique. De plus il faut se représenter la hiérarchie du document pour voir la mise en relation avec l'information. Pour se faire il faut tout d'abord une rubrique qui correspond au titre , ensuite repérer les sous-rubriques qui sont les sous-titres et enfin les données qui sont les informations du document. Dans la majeur partie des cas le titre et les sous-titres sont fixes contrairement aux informations qui elles sont variable d'un document à un autre . Par exemple : Le titre : Présentation de notre offre Les sous-titres : - Historique EAB - Équipe - Votre demande - Notre analyse - Etc... Les informations : dans notre cas cela correspond aux informations demandées par le client , par définition la demande du client peut être variable . Enfin ce qu'on peut constater c'est que toutes les présentations actuelles ne tiennent pas compte de cette analyse. Pour la prochaine réunion prévu vendredi 2 Décembre 2018 à 9h00 , chaque membre de l'équipe doit réaliser une analyse de ses documents. Mike HORKOLOFF Manager Gestion des Clients
EAB Lyon le 29/11/18 71 Rue Colin A l'attention de 69007 LYON Régis LIM Justine MODIER David REBOIS Objet : Convocation réunion service Gestion des Clients Chers collaborateurs, Je vous convoque à la réunion de service qui aura lieu Le 2 décembre 2018 de 9H00 à 10H30 dans le bureau de Mike HORKOLOFF Nous traiterons les éléments suivants :
Je compte sur votre présence , et vous adresse , mes collaborateurs, mes meilleurs salutations. Manager Gestion Des Clients Mike HORKOLOFF
3) Note d'information EAB 71 Rue Colin 69007 LYON NOTE D'INFORMATON Émetteur : Mike HORKOLOFF, manager Gestion des Clients Destinataires : Les collaborateurs Lyon, le 29 novembre 2018 Objet : Point important sur la charte graphique et sur la GED Suite à la mise en place d'une nouvelle charte graphique dans l'entreprise , voici un éclaircissement de ce qu'est une charte graphique . La charte graphique est un guide qui présente l'ensemble des éléments contenus dans l'identité visuelle d'une entreprise. Son objectif est de permettre que l'on reconnaisse de suite l'entreprise dans tous les supports de diffusions qu'elle utilise . Pour créer une cohérence et une homogénéité visuelle de l'ensemble de la communication , il faudra respecter les différents éléments qui la composent tel que le logo, la mise en forme des textes et des documents ainsi que le respect des règles de rédaction voire de formulation. La gestion électronique des documents (GED) permet d'organiser et gérer tout type de document. Ce terme peut aussi désigner les logiciels de gestion de document. Tout d'abord il faut noter que la GED facilite la collaboration , la capitalisation et l’échange des informations au sein de l'entreprise. Plusieurs utilisateurs de l'entreprise peuvent créer , consulter ou modifier un document selon les droits dont ils disposent. Il existe quatre étapes essentiels dans la gestion électroniques des documents : l’acquisition (numérisation , production ou mise à jour de document), le traitement (le classement), le stockage et la diffusion. D'autre part les logiciels de GED permettent de rapporter par écrit et horodater toutes les manipulations fait sur le document. Ainsi tous les documents peuvent être contrôler de manière continue. C'est ce qui permet la sécurité et la traçabilité d'un document . On peut ainsi relever qu'il existe quatre étapes dans le cycle de vie d'un document numérique : la création, la gestion ,la diffusion et le devenir. Toutes ces étapes peuvent être suivi avec le logiciel , elle permettent d'établir un historique des actions effectuer sur le document, ce qui va donc en facilité la traçabilité. La traçabilité favorise le bon fonctionnement travail collaboratif . Effectivement les documents étant mis à jour régulièrement permet aux utilisateurs de ne pas travailler sur des documents erronés et donc de perdre du temps.
De : A: mikeh@eab.com Objet : Compte rendu réunion ,note d'information sur la GED et convocation réunion Monsieur, Comme convenu vous trouverez ci-joint le compte rendu de la réunion du 25 novembre 2018 ainsi que la note d'information sur la charte graphique, la GED et la traçabilité d'un document. Vous y trouverez également la convocation à la prochaine réunion qui aura lieu le 2 décembre 2018 dans votre bureau .
Cordialement
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