Fiches cerise : 4.2.3 Clôture administrative du projet

1 Le contexte de réalisation de la situation professionnelle

Je suis embauchée en tant qu'employé administratif au sein de la médiathèque Heva, elle est installée

depuis fin 2005 place Jean-Jaurès a Lens. Elle est ouverte du mardi au samedi de 9h à 12h30 et

de 13h30 à 17h30.

La directrice de la médiathèque Lilou Mayer travail avec Laure Gall, la responsable du service adulte et

Natacha Laihr, la responsable secteur jeunesse et multimédia, pour gérer plus de 25 000 livres, revues, films

documentaires et DVD.

La directrice travaille en collaboration avec les responsables des médiathèques de Méricourt et de Liévin.

Nous participons à un projet de Valorisation des ressources documentaires, le projet est terminer, il faut donc

l'évaluer en tirer des enseignements et d'archiver les documents.

Lilou MAYER me demande de clôturer administrativement le projet en l'archivant.

2 Les conditions de réalisation de la situation professionnelle

Pour effectuer cette tâche, je dispose de la fiche de procédure d'archivage des projets ainsi que le début du

tableau complété.

Je commence par prendre connaissance des différents documents.

Le projet est archivé en 2 catégories "Synthèse" ou "Historique".

Dans la catégorie "Historique", on retrouve les dossiers "Élaboration"; "Suivi" avec ses sous-dossiers "CR

Réunions", "Notes/Bilan" et "Signalements" ; "Gestion" avec ces sous-dossiers "Document Administratif" et

"Comptabilité" ; "Courriers" avec ses sous-dossiers "Envoyés" et "Reçu" ; et "Outils" avec ces sous-dossiers

"Analyses" et "Animations".

Dans la catégorie "Synthèse", il y a 2 dossiers "Documents d'évaluation" et "Documents préparatoire".

Certains documents doivent être sécurisés et les scannant ou en les protégeant en PDF.

Je commence par trier le premier document qui est "Budget projet fin mars.docs", je le sécurise et le place

dans le dossier "Documents d'évaluation".

Le deuxième document "Workflow.pptx" n'a pas besoin d'être protégé, je le classe dans "Historique", "Outils"

puis "Analyses". J'effectue la même chose pour les tâches suivante.

J'envoie un courriel aux acteurs internes du projet afin de les prévenir de la mise à disposition des documents

selon

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