Fiche de communication.

Assitante techniqUE

SUIVI ADMINISTRATIF DES OPERATIONS :

• Création et mise à jour des dossiers d'opération (informatique et papier) :

• Création de l’arborescence informatique et du dossier papier
• Recueil des documents « acquisitions » pour définir le cadre des futurs chantiers (Diagnostics, PRP, bilans financiers, etc.)

• Application du process « achat » (consultation, appels d’offres, etc.) pour les prestations intellectuelles et de travaux en corps d’état séparés (95% des dossiers) ou en entreprise générale :

• Préparation, mise en forme des dossiers et envoi des consultations si procédure simplifiée
• Réception des offres
• Organisation des réunions de négociation éventuelles
• Organisation des commissions internes et élaboration des comptes rendus de décisions
• Rédaction et envoi des courriers aux candidats non retenus
• Demande de devis aux autres prestataires (Coordonnateurs SPS, bureau de contrôle, diagnostiqueurs amiante et plomb, géomètres, etc.)
• Classement des documents de consultation (prestations intellectuelles ou travaux) selon procédure du Groupe

• Gestion des commandes, marchés, contrats :

• Constitution / rédaction et mise en signature des marchés et avenants éventuels
• Saisie des ordres de service et bons de commandes sur PIH (300 à 400 OS et BT/an). A ce jour, 95% des marchés de travaux sont réalisés en corps d’état séparés.
• Organisation des signatures des contrats et marchés
• Réception et classement des documents contractuels et rapports

• Constitution des dossiers spécifiques :

1. Dossier DO

• Compléter et soumettre le formulaire et les pièces jointes du dossier Dommages-Ouvrages aux Chargés d’Opérations pour validation
• Duplication des exemplaires papiers et informatiques demandés et transmission à la DAJ
• Réception et classement des contrats DO
• Communication des pièces justificatives en fin de chantier à la DAJ (PV de réception, coût définitif des travaux, RFCT, etc.)

1. Dossier CEE

• Création des dossiers sur la base Promotelec et suivi des demandes dans un tableau de bord des Certificats à Economie d’Energie (CEE)
• Compilation des pièces justificatives récupérées auprès des MOE et entreprises avec relances de ces derniers si nécessaire
• Mise en ligne des pièces justificatives et complémentaires éventuelles sur le site internet dédié
• Actualisation des dates de fin de travaux
• Facturation des CEE validés à réception du Visa Travaux

1. Dossier TFPB

• Préparation des éléments « accessibilité » et « économies d’énergie » selon l’opération avec les pièces demandées (PV, situations de travaux de l’année en cours, preuves de libérations de retenues de garantie)
• Collecte des pièces éventuelles auprès des autres services de la DQUP intervenus durant l’année sur l’opération d’Amélioration concernée (ex. Pôle Equipement, Pôle Environnement et Cadre de Vie)

• Dossiers PC et DP :

• Envoi et suivi de l’instruction des dossiers
• Commande et suivi de l’affichage réglementaire sur site par le prestataire
• Commande et suivi des constats d’huissier
• Envoi des DAT

• Gestion administrative des fins de chantier (Collecte des PV, DOE, RFCT, etc.)

• Inscription et constitution / rédaction des dossiers COPAT

• Organisation et rédaction des comptes rendus des comités de pilotage (COPIL) réalisés avec les DT et les DR

• Suivi des relations avec les intervenants (entreprises, bureaux d'études, architectes, agences, gérance,...) et les autres Services/Directions du Groupe

• Classement, envoi aux DR et DT, et archivage des dossiers des opérations

• Mise en forme et alimentation des tableaux de bord de la Cellule Améliorations ou des autres Services / Directions du Groupe (Plan de charge, Facturation, TVA, DO, CEE, TFPB, etc.)

SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER DES OERATIONS

• Préparation des saisies budgétaires et de LASM en collaboration avec les Chargés d'Opérations et la Fiscaliste du Groupe
• Saisie, vérification et actualisation des budgets
• Saisie des fiches de taux de TVA applicable pour chacune des opérations
• Calcul des rétroactivités occasionnées par les changements de TVA sur les opérations des Améliorations et transmission aux comptables pour ajustements budgétaires
• Suivi, demande de modifications, relance des fournisseurs, vérification et traitement des demandes d'acompte des intervenants sur PIH (situations, décomptes et factures) en relation avec les différents services comptables du Groupe (500 à 600 factures/an). A ce jour, 95% des marchés de travaux sont réalisés en corps d’état séparés.
• Gestion financière des fins de chantier (DGD, Composants, provisions, etc.)
• Mise en place et mise à jour de tableaux de bord comptables et financiers

SECRETARIAT 

• Diffusion du courrier, organisation des RDV et des réunions
• Gestion des appels téléphonique, de la messagerie et du tableau de suivi des congés de l’équipe.
• Frappe, mise en forme des comptes rendus, rapports, notes avant diffusion et classement

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

• Aide et conseils aux collaborateurs dans l’utilisation des logiciels informatiques, des matériels mis à disposition par le Groupe, des procédures

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