Fche communication avec les acteurs externes

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication : Organisation d’une réunion

Fiche de situation de communication  n°: 2

Date de réalisation : Mai 2018

Durée de réalisation : 4 jours

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

☒T.81.4 Facilitation des échanges internes

☒ T.82.2 Rédaction et diffusion de messages écrits

Contexte de la situation

Cadre général :

La RRH est venu me trouver pour me demander d’organiser une réunion portant sur les accidents au travail. Pour cela, j’ai dû convier, le DRH, la RRH, la responsable QSE et le responsable de la maintenance des ateliers de sodium et lithium.

Contraintes : matérielle : choix de la logistique

                  temporelle : respecter le temps donnés

                  organisationnelle : faire en sorte que tous les participants conviés soient disponible

Ressources : Gantt Projet, Intranet

Objectifs : réfléchir ensemble à des orientations communes concernant la sécurité au travail et notamment sur les accidents produits au cours de l’année.

Outils et fonctionnalités mobilisés

Outils utilisés :

• Microsoft Excel
• Lotus Notes (Intranet)

Fonctionnalités mises en œuvre :

• E-mail pour convoquer les participants

Mode de diffusion électronique : Lotus notes (Intranet) pour envoyer une invitation à chaque salariés du service les conviant à participer à la réunion.

Productions réalisées

• Convoquer les participants pour décider du lieu et de l’horaire
• Etablir la liste définitive des participants (présents, absents, excusés)
• Rédaction du compte-rendu