La constitution d'une équipe projet - BTS MUC

La constitution d’une équipe projet

Une équipe performante est la meilleure assurance pour réussir un projet. Dans la définition du management de projet, vous avez vu que l’organisation s’appuie sur 3 points.

- L’objectif (attendu) ;

- Les délais (délais de réalisation avec des jalons) ;

- Les coûts.

Parmi les coûts, il y a bien évidemment les coûts induits par le projet (par exemple, les dépenses en communication), mais aussi lié les coûts liés au temps passé sur ce dernier, par les membres de l’équipe projet. Il est donc important, dans l’organisation, de trouver les bonnes personnes compétentes et motivées afin de faire aboutir le projet dans les délais impartis. L’ensemble des éléments de la constitution de l’équipe peut être synthétisé dans une fiche “Equipe projet”.

I) Les compétences nécessaires

La définition du projet ainsi que l’élaboration du cahier des charges vous ont permis de dégager les actions à mener et donc d’identifier les compétences nécessaires à la réalisation du projet. Il vous faut donc trouver ces ressources précieuses, qu’elles soient au sein de l’UC ou non. Il se peut en effet que les actions à mener et les tâches à réaliser soient prises en charge par des personnes extérieurs à l’UC.

Exemple : Le service communication de l’enseigne ou de la

marque, ou encore le responsable d’un centre commercial.

Afin de bien évaluer les “personnes ressource” vous pouvez les interroger afin qu’elles vous exposent leurs compétences en adéquation avec les actions à réaliser et leurs expériences passées qui peuvent être importantes pour le projet. Vous devez également vous renseigner auprès de votre tuteur/manager de l’UC qui travaille déjà avec la plupart de ces personnes.

II) L’évaluation de la motivation

Les personnes impliquées dans le projet doivent y trouver une motivation à la fois professionnelle et personnelle. C’est pourquoi la notion de motivation et de cohésion d’équipe est un élément dont il faut tenir compte.

Les 5 principales sources de motivation au travail :

-Rémunération,

-Statut,

-Conditions de travail,

-Relations,

-Contenu du travail.

Trouver un sens commun au projet est un élément déclencheur dans la motivation d’équipe qui revêt différents aspects selon les personnalités de chacun : certains sont plus orientés ver le fait de rendre service, d’autres sont plus intéressés par la nouveauté, d’autres encore sont motivés par le challenge ou le fait d’apprendre de nouvelles méthodes, etc.

Le chef de projet doit donc évaluer le potentiel et la motivation de chaque membre de l’équipe pour parvenir à réaliser le projet selon le niveau de qualité souhaité et les délais imposés. Il vaut mieux, si possible, éviter d’intégrer dans l’équipe une personne non motivée par le projet.

Le but est d’obtenir la participation active de chacun pour aller vers une forme d’autonomie dans la gestion des tâches relatives au projet.

III) L’organisation de la gestion du temps et la répartition des tâches

La mise en place d’un projet dans une unité commerciale génère souvent une surcharge ponctuelle de travail. Le temps consacré au projet doit donc s’inscrire dans la gestion globale du planning de l’équipe. Il peut être générateur de coûts supplémentaires, liés par exemple à l’augmentation du temps de travail nécessaire sur une période donnée, mais là encore, c’est le manager de l’UC et ses responsables qui pourront donner leur accord.

Outre les compétences et la motivation, nul ne peut donner de son temps s’il n’en dispose pas. Vous devez donc vous assurer de la disponibilité des personnes, relever leurs jours et horaires de présence et voir avec le manager le temps que chacune d’elle peut consacrer au projet. Ces éléments sont indispensables pour la réalisation du planning global du projet.

Par ailleurs les éléments de planification vont parfois nécessiter plusieurs personnes ayant la même compétence au même moment, ou au contraire la seule présence du chef de projet pour certaines journées. Affecter les tâches aux bonnes personnes au bon moment relève de la répartition des tâches. Il s’agit d’utiliser à bon escient le temps et les compétences de chacun sans dégrader le fonctionnement de l’unité commerciale. Ces informations seront utilisées dans les plannings.

IV) La fiche “EQUIPE PROJET”

Compétence nécessaires :

-Merchandising

-Analyse des chiffres du CRM

-Animation des ventes

-Communication flyer

Et expériences passées, utiles pour le projet

Motivation par rapport au projet

Disponibilité

Manager

Animation des ventes

Expériences en gestion d’équipe

+++

Lundi P.M

Kevin

A déjà réalisé des flyers pour des animations commerciales

++

Mardi A.M

Vendredi A.M

Tarek

Animation des ventes

Analyse

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