Fiche rapport

Le rapport

I. Qu’est-ce qu’un rapport ?

A. Les caractéristiques générales

Document interne qui circule de façon ascendante, le rapport est un écrit synthétique qui fait le point sur un sujet déterminé.

Le rapport expose, après analyse, le résultat d’une étude. Il donne un avis motivé et circonstancié.

Il propose des solutions pour orienter la prise de décision (amélioration de la situation examinée).

L’auteur prend position et s’engage par sa signature au bas du rapport.

B. L’origine

1. Le rapport à la demande de la hiérarchie

Il doit, dans ce cas-là, faire le point sur un sujet donné. Il donnera connaissance de tous les éléments d’information nécessaires à la prise de décision.

2. Le rapport à l’initiative de l’employé

Il peut être nécessaire lorsque la personne souhaite attirer l’attention de son supérieur sur un sujet donné, un problème rencontré, des idées nouvelles, des suggestions….

II. Les caractéristiques du rapport

A. Les différents types de rapports

1. Le rapport d’étude

Il analyse l’existant et propose une ou plusieurs solutions d’amélioration.

2. Le rapport d’opportunité

Il étudie la nécessité de procéder à un investissement important.

3. Le rapport de synthèse

Il fait le point sur un sujet particulier (le plus souvent à partir de documents). Lorsqu’il ne propose aucune action, il s’agit d’une note de synthèse.

B. La forme du rapport

Le rapport peut être écrit ou oral, le plus souvent (cas de soutenance orale). Sa présentation est libre.

Certains éléments doivent impérativement y figurer : l’émetteur, le(s) destinataire(s), la date, l’objet – présenté après la mention « objet » ou dans le titre « Rapport sur… » –, le signataire, les éventuelles pièces jointes, annoncées en haut ou à la fin du rapport.

La structure doit être apparente (titres, paragraphes, numérotation, mise en relief d’informations…).

Si le rapport est long, l’organiser sous la forme d’un dossier avec page de couverture, comportant titre, plan, objet…, sommaire, liste des annexes, etc.

III. La rédaction du rapport

A. Le fond et le style

– Le ton est neutre pour la présentation des faits ou du problème à résoudre et persuasif lors de la présentation de la solution préconisée par l’auteur.

– Le style est indirect pour la relation des faits et des solutions possibles, mais peut être direct (1re personne du singulier) ou indirect pour présenter la solution préconisée.

– Le registre de langage est adapté au problème à résoudre et au destinataire.

B. Le plan du rapport

Le rapport est une démonstration : il doit convaincre. Il est donc conseillé d’aller de l’argument le plus faible à l’argument le plus fort. La conclusion découlera facilement du développement. Le plan doit donc être choisi avec soin.

1. L’introduction

– Rappeler les circonstances.

– Déterminer l’objectif.

– Annoncer le plan.

2. Le développement

1re partie (objective) : Analyse de la situation = Diagnostic

...