ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et première situation du CCF)

Nom et prénom du candidat : DERROU Billel

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication : Archives

Fiche de situation de communication  n°:

Date de réalisation : 26/06/19                                Durée de réalisation : 1H

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :        □Rédaction et diffusion de messages écrits

□ Création et modélisation de documents          □ Facilitation des échanges internes

Contexte de la situation

• Cadre général : nous allons déménager dans environ 1 an maintenant pour s’installer au sein du siège de notre entreprise. Nos documents d’archives sont stockés au sous sol de notre bâtiment depuis pas moins de 50 ans. Sachant qu’il n’y aura pas d’espace réservé a tout les documents d’archives dans les nouveaux locaux (à part pour les documents les plus récents). Ce qui date de plus de 15 ans peuvent être detruit

• Contraintes : énormément de document à gérer, plusieurs services à gérer.

• Ressource : ordinateur, cartons, ma personne.

• Objectifs : il faut trier tout les documents par dates, les emballés dans des cartons et dans le future contacter une entreprise spécialisé dans l’archivage pour stockés les documents au sein de leur locaux. Faire passer le message à tout les collaborateurs afin qu’ils mettent leurs documents au sein des cartons que j’ai commandé et que j’ai mis à dispositions de tout le personnel afin que je leur attribue un code et que je l’enregistre sur le serveur de l’entreprise. J’ai fait un mail à toute l’agence afin de leurs expliquer les modalités à suivre pour me faciliter la tâche et que l’organisation soit clair et compréhensible par tout le monde.

Outils et fonctionnalités mobilisés  

Outils utilisés : EXCEL, boîte mail.

Fonctionnalités mises en œuvre : création d’un tableau sur le logiciel EXCEL format A4 vertical. Police : 12 et ARIAL sauf le code du carton mis en évidence en gras et police 16.

Mail au personnel pour explique l’objectif et les modalités à suivre.

Productions réalisées

création d’un fichier Excel avec que je mets en ligne sur le serveur. Une page contient le numéro du carton en question les documents qu’il contient et la date précise du document le plus ancien qu’il contient.

Fiche descriptive  (épreuve ponctuelle et deuxième situation du CCF)

Nom et prénom du candidat :

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication :

□ Vécue

□ Observée

Fiche de situation de communication  n°: