Service économat

Service économat

 L’économat est un lieu réservé pour stocker les matières consommables de l’hôtel (nourriture, boisson, produits d’accueil…) afin de mettre à la disposition de l’hôtel tous les produits nécessaires qui permettent de satisfaire les besoins de chaque service. Le premier responsable de l’économat est l’économe, ensuite, on trouve le receiving et l’employé de l’économat. Chacun d’eux accomplit des tâches bien précises. I. L’économe  Il assume la responsabilité d’assurer une bonne répartition aux différents services de¬ l’hôtel.  Il gère la rotation de stock selon la méthode FIFO.¬  Il est responsable d’effectuer la liste de marché en collaboration avec le chef de cuisine.¬ Cette liste comporte tous les produits alimentaires périssables (viande, poisson, légumes, produits laitiers…) dirigés directement vers la cuisine pour production.  Il appelle les fournisseurs pour s’assurer de la livraison de commandes en temps voulu¬ afin de ne pas avoir des surprises le jour de la livraison.  Il assure les approvisionnements tout en respectant les procédures d’achat mises en place.¬ Pour le cas de l’hôtel « HOLIDAY BEACH », il existe deux procédures : Achat par convention : Dans ce cas, l’économe réalise un bon de commande (Annexe 6). Il est obligé d’appliquer les tarifs négociés à partit des listes de prix envoyées par le centrale d’achat. Ce bon doit être valorisé et établi 48 heures à l’avance et signé par le chef du département demandeur, l’économe, le contrôleur F&B, le directeur administratif et financier et le directeur général. Ensuite, il assure le contrôle à la réception des marchandises c'est-à dire la conformité entre le bon de commande et le bon de livraison ou la facture. Achat par procédure verbale ou fournisseur passager : Tout achat sans convention fait l’objet d’une demande d’achat (Annexe 7) établie et signée par le chef du département demandeur, le directeur administratif et financier et le directeur général. La demande d’achat mise en accord, l’économe doit remplir un bon de commande. Dans ce cas lors de la réception de la marchandise, l’économe est chargé de négocier et discuter avec le fournisseur en ce qui concerne la qualité, la quantité et le prix. Dans les deux cas, ce bon doit être établi en trois copies : Une copie pour le fournisseur, Une copie pour le chef comptable, Une autre pour le receiving.

Toute livraison au CLUB doit impérativement passer par un comité de réception composée par l’économe, le contrôleur F&B et l’hygiéniste.  Lorsqu’on a un retour de marchandises, il établit et signe un bon de retour après une¬ facture d’avoir  Il participe aux inventaires mensuels de l’économat.¬  Il assure la satisfaction des besoins de l’hôtel par un bon de prélèvement (Annexe 8) qui¬ doit être établi, rempli et signé par le chef de département ou de service demandeur.  Il saisie quotidiennement sur le système les factures et les bons de prélèvement.¬ II. Le receiving  Il assume la responsabilité de la réception des marchandises.¬  Il est chargé de préparer le bon de réception en deux exemplaires : un pour le chef¬ contrôle et un autre pour le chef comptable. Ce bon nécessite la signature du receiving et du chef de service demandeur de la marchandise.  Il reçoit un bon de livraison qui comporte le nom du fournisseur, N° du bon de commande¬ et du bon de livraison, la date, désignation de la marchandise demandée, le prix, la qualité et la quantité. Ce bon nécessite la signature du receiving et du chef contrôle.  Il participe au contrôle du prix, de la qualité et de la quantité de la marchandise lors de la¬ réception. Il refuse toute marchandise qui ne conforme pas à la qualité, la quantité et le prix qui sont écrits dans le bon de réception et le bon de commande.  Il remplit et signe un bon de sortie lors de la sortie d’un article en dehors de l’hôtel.¬ III. Employé de l’économat  Il assume la responsabilité de stock des marchandises.¬  Il prépare les articles demandés de chaque service par les bons de prélèvement.¬  Il surveille les entrées et les sorties des marchandises et des matériels.¬  Il assure les conditions hygiéniques des produits stockés.¬ La principale mission du service économat est d’assurer l’approvisionnement de l’hôtel dans des conditions de conservation, d’hygiène et de sécurité parfaites.

Service contrôle

Puisque l’hôtel est un lieu désigné pour offrir des prestations de services divers essentiellement hébergement et restauration alors la bonne qualité de prestation de services dépend d’une procédure de contrôle performante au niveau de centres de coûts (économat, cuisine, hébergement, administration...) et au niveau de points de vente. Pour l’hôtel « LTI MAHDIA BEACH », le service contrôle est représenté par un contrôleur F&B et par un contrôleur de revenu. I. Contrôleur F&B  Il est occupé de plusieurs tâches journalières qui sont :¬ 1 ère tâche : Il accompagne l’économe lors de la réception de la marchandise et valide cette réception par sa signature sur le bon de livraison ou la facture et il manifeste sa présence à la cuisine pour assister au pesage et comptage lors de la réception de la marchandise. 2 ème tâche : Il reçoit les factures et les bons de livraisons auprès de l’économat, imprime le journal de réception de marchandise de la journée concerné et procède au pointage de bordereaux de réception avec les factures et les bons de livraisons ; il pointe la conformité de :  Quantité reçue  Prix unitaire  Montant TVA  Date  Nom du fournisseur  N° de la pièce 3 ème tâche : Il en est de même pour les bons de prélèvement de la journée concernée. En effet après avoir reçu auprès de l’économe les bons de prélèvement de la veille, il pointe leur conformité avec les bons informatisés imprimés à partir d’un journal des prélèvements. Il pointe la conformité de :  Date  N° de la pièce  Nom du département demandeur  Quantité sortie de l’économat

Le prix unitaire figurant au bon de prélèvement est calculé automatiquement sur la base du CMUP (coût moyen unitaire pondéré calculé fin de période). 4 ème tâche : Il récupère quotidiennement les bons de transfert et les saisit directement sur le système.  Il collecte le bon de commande, la demande d’achat s’il y a lieu, le bon de livraison, la¬ facture et le bordereau de réception de chaque achat et transmet au comptable fournisseur pour le règlement du crédit fournisseur.  Il informe les responsables en cas ou il y a une casse ou avarie de n’importe quel produit.¬  Il procède aux inventaires. Dans l’hôtel « HOLIDAY BEACH », le programme de tenues¬ d’inventaires est comme suit : Les inventaires hebdomadaires : Concernant l’alimentation et la boisson au niveau de points de vente de l’hôtel. Ils sont assurés par un comité composé par le contrôleur F&B et le responsable de chaque point de vente. Le but de ces inventaires est de calculer la consommation réelle de chaque point de vente. Les inventaires mensuels : Concernant les articles consommables (alimentation, boisson, fournitures de bureaux, produits d’accueil...) au niveau de l’économat et la cuisine centrale. Ils sont assurés par un comité composé par le contrôleur F&B, l’économe, l’agent récepteur et le chef de cuisine. Le but de ces inventaires est de comparer le stock physique et le stock théorique pour dégager les écarts. Les inventaires inopinés : La direction financière doit faire des inventaires inopinés d’un échantillon du stock. Ces inventaires nécessitent la présence du contrôleur F&B, l’économe et le directeur financier. Le but de ces inventaires est de limiter et réduire l’avarie de marchandises.  Il est occupé d’élaborer les rapports F¬&B (Annexe 9). La détermination du rapport F&B passe par plusieurs étapes tels que : La détermination de l’inventaire physique : Le contrôleur F&B imprime une liste de pointage de stock physique qui contient le stock théorique à cette période puis il réalise l’inventaire. La saisie sur le système : Il procède à la saisie attentive des listes physiques de stock car la moindre erreur de saisie pourrait avoir des répercussions majeures sur la consommation.

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