Les entretiens

Module 7 
Les spécificités de la communication orale

Compétences à acquérir

Analyser les entretiens Individuels- communiquer efficacement avec les acteurs internes dans le cadre de sa onction – préparer un scénario de communication – Faire preuve d’Une bonne élocution – adapter son registre de langage à  l’interlocuteur.

Notions à maîtriser

Entretien – Ecoute active – Empathie - Argumentation

L’assistant de gestion est amené dans le cadre de sa fonction à s’entretenir individuellement avec les acteurs de l’entreprise (présentation d’un projet à son manager, interview d’un salarié…)

1. Les modalités de la communication orale interpersonnelle : les entretiens

L’entretien permet de généraliser la communication interpersonnelle au sein des entreprises en favorisant :

• L’écoute
• Le dialogue

Il s’avère être un outil très important pour motiver les salariés et désamorcer d’éventuels conflits.

1. Les principaux types d’entretiens

Différents types d’entretiens peuvent être utilisés dans l’entreprise en fonction de l’objectif recherché.

• Les entretiens de recrutement :

Objectif recherché : sélectionner le candidat qui correspond le mieux au poste à pourvoir dans une entreprise

• Les entretiens d’accueil ou d’intégration :

Objectif recherché : informer et faciliter l’incorporation d’un collaborateur qui vient d’être embauché.

• Les entretiens de description de fonction et de définition de poste

Objectif recherché : formaliser avec précision les différentes missions ou tâches que doit accomplir le tenant d’un poste

• Les entretiens de recadrage d’un collaborateur

Objectif recherché : Informer un collaborateur que son travail ou son comportement n’est pas satisfaisant et trouver des solutions à cette situation.

• Les entretiens d’évaluation d’un collaborateur : 

Objectif recherché : Faire le bilan de travail accompli et des résultats obtenus par un collaborateur  sur une période déterminée (un an en général) et établir le plan d’actions. IL est pratiqué par le supérieur hiérarchique direct.

1. Le comportement relationnel à observer pour réussir un entretien

La conduite d’un entretien est un art difficile car elle intégrer de multiples compétences relationnelles. Certaines attitudes peuvent faciliter cet échange.

• Etre positif : faire des gestes ouverts, sourire, adopter une position calme, se rendre disponible mentalement…

• Etre à l’écoute de son interlocuteur : Observer ses gestes, ses premiers mots afin de repérer sa personnalité, ses attentes.

• Observer les rituels d’interaction : respecter les usages, les règles de politesse et de savoir vivre les plus élémentaires, rester courtois en toutes circonstances.

• Respecter et se faire respecter : transformer la relation en partenariat tout en fixant les limites

• Etre empathique : ressentir autrui tel qu’il est sans le juger ni interpréter ses propos avec ses propres représentations mentales.

• Rester maitre de soi : contrôler ses réactions et son émotivité. Respirer, retrouver son calme, ralentir son débit de parole et prendre le temps de choisir ses mots.

1. Le déroulement de l’entretien

Pour être efficace, l’entretien ne s’improvise pas et doit respecter différentes étapes qui en fixent le cadre.

Ces étapes différentes quelque peu selon l’objectif de l’entretien et la façon de le conduire.

Certaines phases telles que :

• La préparation,
• L’accueil,
• le lancement,
• La prise de congé

Sont communes à tout type d’entretien.

Exemple de déroulement d’un entretien d’évaluation

Avant l’entretien

Démarrage de  l’entretien

Bilan de L’année écoulée

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