La gestion Opérationnelle

Chapitre 10 : La gestion Opérationnelle

Situation 1.1.2 - Proposition de solution

C11.3 - Préparer le cahier des charges du projet

Situation : Les clients de votre entreprise sont invités à la soirée d’inauguration de vos nouveaux locaux. Vous êtes chargée de mettre en oeuvre le projet.

Comment allez - vous vous organiser pour que tout soit prêt le jour J ?  

Après la validation de la recommandation ( proposition de solutions ), il faut déterminer les étapes de mise en pauvre des solutions retenues, les intervenants et leur rôle, planifier les étapes en tenant compte de la date de fin du projet.

1. Les principaux intervenants  

Multitude d’interventions possibles selon le projet, sa complexité, son budget, les compétences interne.

Exemples d’intervenants ( acteurs ) :

• Agence de communication
• Régies publicitaires
• Imprimeurs
• Traiteurs
• Photographes
• Webmaster
• Agence d’hôtesse
• Matériels …

Rôle du responsable du projet : piloter le projet

Intérêt du cahier des charges : cadrer les missions des différents  acteurs, garantir un projet conforme à la demande, préciser une date de fin.

II.  Les outils de gestion opérationnelle

Gérer un projet = prévoir et suivre l’avancement du projet ( performances, délais, couts )

Découper le travail à faire en étapes

Exemple : inviter les clients à l’inauguration des nouveaux locaux.

Etapes 1 : Concevoir l’évènement

Etapes 2 : Créer les support de communication

Etapes 3 : Evaluer les retomber

Une étape = Plusieurs tâches

Une poches = travail distinct, affecté à une personne, d’une durée fixée (à partir d’éléments objectifs et d’expériences passées )

Etablir une liste exhaustive de tout ce qu’il faudra faire pour atteindre le résultat du projet.

Exemple :

Etapes 2 : Support de communication

→ Envoi des cartons d’invitation

Tâches :

• Rédiger le texte
• Le faire valider
• Mettre en forme
• Demander un devis
• Envoyer le fichier PDF à l’imprimeur
• Signer l’accord pour imprimer ( BAT = Bon à tirer )
• Faire la liste des destinataires
• Envoyer les invitations.

Planifier les étapes / tâches dans le temps

Les ordonnancer ( trouver l’ordre de réalisation )

• Dépendance entre les différentes tâches

• Des tâches doivent être réalisées avant d’autre
• Des tâches peuvent être réalisées en même temps.

Exemple :

• Mise en forme de l’invitation avant de l’envoyer à l’imprimeur.
• Mise en forme de l’invitation et création du fichier des destinataires en parallèle

Plusieurs outils :

• Le rétroplanning
• Le diagramme de Gantt
• Le réseau PERT

Logiciels : MS Projet, GanttProjet

1. Le rétroplanning :

Outil de conduite de projet.

Rétroplanning = Planning inversé.

Voir exemple

• Utilisé quand date de fin de projet fixé
• Elaboré a partir de la date de fin du projet
• Positionne les étapes/tâches et leur durée
• Recense les actions à réaliser avant et après le jour J

Intérêts :

• Meilleur organisation
• Pilotage du projet en temps réel
• Vérification du respect des délais
• Ajustement ou correction de certaines étapes  

2. Le graphique de Gantt :

Outil de prévision, d’anticipation, de communication et de pilotage.

Voir exemple

Définir les tâches

Définir les ressources humaines

•  Répartir les tâches entre les personnes engagées dans le projet.

Intérêts :

• Tâches représentées sur une échelle de temps

→ Bonne vision d’ensemble et de l’était d’avancement du projet

→ Suivi des délais

•  Si date butoir d’une roche non respectée, remise en cause possible de la réussite du projet.

Voir exercice

3. Le réseau PERT :

Projet représenté sous forme d’un réseau traduisant l’ensemble des tâches à accomplir, leur durée et leur liens.

→ Visualiser la suite des tâches qui ne peuvent pas prendre de retard sans retarder le projet et calculer le temps nécessaire à la réalisation du projet.

Outil de communication, de prévision et de contrôle.

Voir exemple

1ère étape : élaboration du graphe  :

• Par convention :

•  Tâches représentées par des flèches
• Chaque tâches symbolisée par une lettre, suivie d’un chiffre ( durée dans l’unité de temps choisi ).
• Etapes représentées par des cercles
• Etape au début ou à la fin d’une tâche
• Une tâches est comprise entre 2 étapes
• Etapes numérotés
• Contraintes d’antériorité : ordre de succession des tâches.

2ème étape : détermination du chemin critique :

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